Von der Planrevision bis zur Baustellenfeststellung: das Projekt in einem einzigen Datensatz führen

In einem Architekturbüro liegt ein Projekt nie in einer einzigen Datei: Im Büro wird der gültige Plan auf Stand A3 revidiert, auf der Baustelle arbeitet der Handwerker weiter nach A2, und der Bauherr weiß nicht, welchem Stand das Bild aus der WhatsApp-Gruppe entspricht. Die Genehmigungsunterlagen liegen in einem Ordner, das Datum der Phasenvergütung in einer anderen Excel-Tabelle. Eine App für die Architekturprojektsteuerung führt diesen zersplitterten Ablauf in einem einzigen Datensatz zusammen.

Wie viele separate Apps werden benötigt?

  • 01

    App für Team und Baustelle (iOS + Android)

    Für Architektinnen, Projektverantwortliche und Bauleiter: den gültigen Plan ansehen, verortete Feststellungen direkt im Plan anlegen, Fotos und Maße ergänzen, und bei fehlender Internetverbindung alles in eine Warteschlange legen und später synchronisieren.

  • 02

    Bauherren-App

    Zeigt dem Auftraggeber ausschließlich sein eigenes Projekt: Fortschritt der Leistungsphasen, zur Freigabe vorgelegte Pläne und Visualisierungen, Freigabe oder Revisionswunsch mit einem Fingertipp, Zahlungsplan und Einsicht in den ausgestellten Beleg.

  • 03

    Web-Verwaltungspanel

    Für die Büroleitung: Projekt- und Revisionsregister, Nachverfolgung von Leistungsphasen und Abschlagszahlungen, Liste der Genehmigungsunterlagen, Erledigungsstand der Baustellenfeststellungen, Auslastung des Teams und die vollständige Historie aller archivierten Planstände.

Was die App enthält

  • Planschlüssel, Revisionsbuchstabe und Datum automatisch im Schriftfeld
  • Markierung der geänderten Bereiche beim Vergleich zweier Planrevisionen
  • Verfolgung von Materialfreigaben über die Raum- und Ausbauliste
  • Fotodokumentation freigegebener Muster, Farben und Oberflächen
  • Anfrage (RFI) mit Zähler für die verbleibende Antwortfrist
  • Fehlmeldung in der Baugenehmigungs-Unterlagenliste (Bebauungsauskunft, Absteckung, Baugrundgutachten)
  • Termine der gesetzlichen Bauabschnittsprufungen (turkisches yapi denetim) am Projekt hinterlegt
  • Baustellenbericht der Objektuberwachung auf einer einzigen Maske erstellt
  • Offene Mangelliste und Erledigungsdauer je Nachunternehmer
  • Planlieferung als Plansatz gebundelt und per einzelnem PDF-Link geteilt
  • Ubergabeprotokoll der Leistungsphase auf dem Gerat unterschrieben und als PDF archiviert
  • Urhebervermerk auf jedem Plan und Protokoll daruber, wer welchen Plan geladen hat

Lage der Branche

Der Wettbewerber eines Architekturbüros ist längst nicht mehr nur das Nachbarbüro, sondern die digitale Ordnung auf der anderen Seite des Projekts. Der Bauunternehmer steuert seinen Bauzeitenplan über Software, die Unterlagen der Bauaufsicht laufen über ein System, und der Bauherr erwartet jede Woche Fotos und einen Statusbericht. Ein Büro, das über WhatsApp-Gruppen arbeitet, hängt in diesem Ablauf hinterher: Die Kosten für eine nach altem Planstand ausgeführte Leistung trägt meist das Büro, Zahlungen verzögern sich, weil die Phasenübergabe nicht freigegeben ist, und auf die Frage des Auftraggebers „Wie weit ist das Projekt?“ gibt es keine Antwort aus einer einzigen Quelle. Bei Ausschreibungen oder institutionellen Auftraggebern wird das Fehlen einer belastbaren, auswertbaren Projektdokumentation unmittelbar zum Auftragsverlust.

Kennzahlen, die hier zählen

  • Zeit von der Veröffentlichung einer Revision bis zur Freigabe durch den Auftraggeber — Freigabebenachrichtigung und Ein-Tipp-Freigabe ersparen Mail- und Telefonschleifen und beschleunigen die Phasenübergabe.
  • Anzahl der nach einem alten Planstand ausgeführten Leistungen — Durch die Sperre auf den gültigen Planstand und die verpflichtende Revisionsbenachrichtigung lässt sich nachvollziehen und verringern, wie oft der falsche Stand auf die Baustelle gelangt.
  • Dauer einer Baustellenfeststellung von der Eröffnung bis zur Erledigung — Im Plan verortete Feststellungen mit zugewiesener Verantwortung bleiben nicht liegen; ohne Abschlussfoto gilt ein Punkt nicht als erledigt.
  • Übergebene, aber noch nicht vereinnahmte Phasenhonorare — Da die Phasenfreigabe den Zahlungsdatensatz auslöst, ist im Panel auf einen Blick sichtbar, für welche Übergabe noch kein Beleg ausgestellt wurde.

Häufige Fehler in dieser Branche

  • Die App wie einen Dateispeicher anlegen Einen Cloud-Ordner gibt es bereits; ihn zu verdoppeln bringt nichts. Der Wert entsteht daraus, zu wissen, welcher Plan gültig ist, wer ihn freigegeben hat und wer noch einen alten Stand in Händen hält. Ohne Revisionsstatus wird die App nur zu einem zweiten Archiv.
  • Baustellenfotos ohne Kontext aufnehmen Ein Foto ohne Angabe von Geschoss, Raum und Plan ist zwei Wochen später nicht auffindbar und taugt in der Diskussion um Abschlagszahlungen nicht als Nachweis. Das Foto muss schon beim Aufnehmen an eine Feststellung und an einen Punkt im Plan gebunden werden; sonst wächst nur ein Album, aber es entsteht kein Datensatz.
  • Den Bauherrn ins interne Panel holen Alles in einer App zu lösen und dem Bauherrn nur Rechte zu entziehen wirkt günstig, doch interner Schriftverkehr, Notizen zu Nachunternehmern und Kostenpositionen sickern früher oder später durch. Die Auftraggeberseite gehört von Anfang an in eine eigene App, die ausschließlich freigegebene Inhalte zeigt.
  • Die CAD-Datei eins zu eins mobil öffnen wollen Die Rohdatei am Smartphone zu rendern blockiert das Gerät und verteilt das Projekt zugleich unkontrolliert. Richtig ist, Vorschau und Kacheln auf dem Server zu erzeugen, aufs Smartphone nur den betrachteten Ausschnitt zu laden und den Zugriff auf die Rohdatei an eine gesonderte Berechtigung zu knüpfen.

Regulierung und Compliance

Ein Architekturprojekt gilt in der Türkei nach dem Gesetz Nr. 5846 über geistige und künstlerische Werke als Werk; deshalb bildet es in Streitfällen mit dem Auftraggeber eine belastbare Grundlage, wenn die App Urheberangaben, Versionshistorie sowie den Nachweis darüber festhält, wem ein Plan wann zugänglich gemacht wurde. Die Weitergabe von Rohdateien sollte an eine Berechtigung geknüpft sein. Ausweis- und Grundbuchunterlagen des Auftraggebers sowie Fotos von Team und Baustelle sind personenbezogene Daten im Sinne des KVKK (türkisches Datenschutzgesetz, an der DSGVO orientiert); ausdrückliche Einwilligung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte müssen definiert werden. Auf der Honorarseite gilt für freiberuflich tätige Architektinnen und Architekten die Pflicht zum elektronischen Honorarbeleg (e-SMM), für eingetragene Büros die Pflicht zur e-Fatura (das verpflichtende E-Rechnungssystem der Türkei) beziehungsweise zur e-Arşiv-Rechnung; das System wird so aufgesetzt, dass es diese Belege über einen Integrator erzeugt.

Die echten Herausforderungen dieser Branche

  • Der gültige Plan als einzige Quelle

    Das eigentliche Risiko in der Architektur ist nicht die verlorene Datei, sondern der ausgeführte alte Planstand. Pro Plankennung wird genau ein Stand als „gültig“ markiert; frühere Stände werden gesperrt und lassen sich nur noch als Archiv öffnen, in der App erhalten sie einen „Superseded“-Stempel. Es wird protokolliert, wer welchen Stand wann geöffnet hat; sobald eine Revision veröffentlicht wird, geht an alle, die den Plan zuvor heruntergeladen haben, eine verpflichtende Benachrichtigung.

  • DWG- und BIM-Dateien auf dem Smartphone nutzbar machen

    Ein Ausführungsplan bedeutet Dutzende Layer und Dateien im dreistelligen Megabyte-Bereich; ein Mobilgerät verkraftet das im Rohformat nicht. Beim Hochladen auf den Server werden eine Vektorvorschau und gestufte Kacheln (Tiles) erzeugt, das Smartphone lädt nur den gerade betrachteten Ausschnitt. Layer ein- und ausblenden, Maße abgreifen und Zoomen laufen auf dieser Vorschau; der Download der Rohdatei ist ein separater, berechtigungspflichtiger Vorgang.

  • Die Feststellung mit dem Punkt im Plan verknüpfen

    Die Notiz „Abdichtung im Nassbereich fehlt“ ist zwei Wochen später nicht mehr auffindbar, wenn Geschoss und Raum nicht dabeistehen. Eine Baustellenfeststellung wird an eine Koordinate im Plan geheftet; Grundriss, Raumbezeichnung, Foto, Datum und der verantwortliche Nachunternehmer hängen am selben Datensatz. Wird das Abschlussfoto an derselben Markierung ergänzt, gilt die Feststellung als erledigt — so bleibt die Liste der offenen Punkte von selbst aktuell.

  • Arbeiten ohne Netzabdeckung auf der Baustelle

    Im Untergeschoss, im Rohbaustadium und auf Grundstücken außerhalb der Stadt gibt es meist keine Verbindung. Die App lädt Pläne und offene Feststellungen des gewählten Projekts vorab auf das Gerät; vor Ort angelegte Feststellungen, Fotos und Maße warten in einer lokalen Warteschlange. Sobald wieder Verbindung besteht, gehen zuerst die verkleinerten Fotos hoch, die volle Auflösung folgt im Hintergrund; haben zwei Personen dieselbe Feststellung bearbeitet, wird der Konflikt über die Bürofreigabe aufgelöst.

  • Phasenhonorar und tatsächliche Lieferung in Deckung bringen

    Ein Architektenvertrag ist in der Regel in Phasen wie Vorentwurf, Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung und Objektüberwachung gegliedert, und die Zahlung hängt an der jeweiligen Phasenübergabe. Sobald der Auftraggeber eine Phasenübergabe freigibt, löst das System die zugehörige Zahlungsposition aus und bereitet den Datensatz für die Ausstellung einer e-Arşiv-Rechnung (elektronische Rechnung im verpflichtenden türkischen E-Rechnungssystem e-Fatura) oder eines elektronischen Honorarbelegs für Freiberufler (e-SMM) vor. Nicht freigegebene Phasen und nicht vereinnahmte Beträge stehen auf demselben Bildschirm und nicht in zwei getrennten Büchern.

Erforderliche Integrationen

  • Anbindung an einen Integrator für die Ausstellung von e-Arşiv-Rechnungen und elektronischen Freiberufler-Honorarbelegen (e-SMM) gegenüber der GİB (türkische Finanzverwaltung)
  • Übergabe von Phasenhonoraren und Zahlungseingängen an Buchhaltungsprogramme wie Paraşüt, Logo oder Mikro
  • Versand von Zahlungslinks an den Auftraggeber für Phasenzahlungen und Anzahlungen über iyzico oder PayTR (türkische Zahlungsdienstleister)
  • Serverseitiger Konvertierungsdienst für DWG, PDF und IFC zur Erzeugung von Planvorschauen und Kacheln
  • Anbindung an Google Drive, OneDrive oder S3-kompatiblen Speicher für das bestehende Projektarchiv des Büros
  • Vertragsabwicklung, Phasenübergabeprotokolle und behördlicher Schriftverkehr über KEP (registrierte elektronische Post der Türkei) und elektronische Signatur

Für wen diese Seite ist

  • Ein Buro mit zwei bis funf Personen, das Wohnbau-Genehmigungsplanung erstellt

    Die Baustellenlast ist gering, das Problem sind Genehmigungsunterlagen und Revisionswirrwarr. Phase 1 genugt allein: Planregister, Unterlagenliste, Plansatz-Weitergabe. Das Baustellenmodul kann warten.

  • Ein Buro mit Schwerpunkt Innenarchitektur und Umbau

    Hier liegt das Gewicht auf Ausbauliste, Musterfreigaben und Materialverfolgung; die Ausfuhrung lauft schnell, der Bauherr entscheidet wochentlich. Freigaben an der Ausbauliste und Fotomuster zuerst, die Abrechnung darf schlank bleiben.

  • Ein Buro mit schlusselfertiger Abwicklung oder starker Objektuberwachung

    Bautagebuch, Mangel je Nachunternehmer, Anfragen und Prufungstermine sind entscheidend, und der Zahlungsfluss hangt an der Ubergabe der Leistungsphase. Phase 1 und 2 zusammen bauen, Abrechnung und Bauherrenfreigabe direkt danach.

Phasenplan zur Budgetaufteilung

  1. 1

    Phase 1 — Planregister und Plansatze 6-8 hafta

    Projekt-, Planschlussel- und Revisionsregister; serverseitige Vorschauerzeugung; Planansicht auf dem Mobilgerat, Schriftfeldstempel und Weitergabe von Plansatzen. Das funktioniert bereits allein: das Buro veroffentlicht den gultigen Plan an einer Stelle, Baustelle und Bauunternehmen erhalten einen Link. Zuerst gebaut, weil jedes weitere Modul davon abhangt, welche Revision gilt.

  2. 2

    Phase 2 — Baustelle, Mangel und Anfragen 5-7 hafta

    Auf dem Plan verortete Mangel, Fotos, Zuordnung zum Nachunternehmer, Anfragenlauf, Baustellenberichte der Objektuberwachung und eine Offline-Warteschlange. An zweiter Stelle, weil ein Mangel einen Plan und eine Revision braucht, an die er sich hangt — und dieses Register entsteht in Phase 1.

  3. 3

    Phase 3 — Bauherrenfreigabe und Abschlagszahlungen 4-6 hafta

    Eine eigene Bauherren-App, Vorlage zur Freigabe und Anderungswunsche, Ubergabeprotokolle, Zahlungsplan sowie Anbindung an die turkischen Abrechnungssysteme e-Arsiv und e-SMM (elektronische Rechnung bzw. Honorarbeleg fur Freiberufler). Zuletzt, weil sich erst in den ersten beiden Phasen klart, was vorgelegt wird und wann eine Leistungsphase als geliefert gilt; die Buchhaltungsanbindung folgt dem tatsachlichen Belegtyp des Buros.

Typischer Umfang und Zeitrahmen

Typischer Umfang: mobile App für das Team, Bauherren-App und Web-Panel; Register für Projekt, Plan und Revision, serverseitige Plankonvertierung und Vorschau, verortete Baustellenfeststellungen direkt im Plan, Offline-Betrieb und Synchronisierung, Phasenfreigabe mit Nachverfolgung der Abschlagszahlungen, Anbindung an e-Arşiv oder e-SMM, rollenbasierte Berechtigungen, UI/UX-Design, Store-Grafiken, QA und Veröffentlichung in beiden App-Stores.

Geschätzte Dauer: 12-18 Wochen

Fertiglösung oder Individualentwicklung?

Thema Fertiglösung Individualentwicklung
Genehmigungs- und Prufungsablauf Standardsoftware ist bei allgemeiner Aufgaben- und Dokumentenverwaltung ausgereift, doch turkische Genehmigungsschritte — Bebauungsauskunft, Absteckung, Bauabschnittsprufung, Nutzungsfreigabe — erscheinen nur als Freitextliste, nicht als abgebildeter Ablauf. Die Unterlagenliste bildet die reale Reihenfolge des Buros ab: Ein fehlendes Dokument sperrt den nachsten Schritt, die Termine hangen am Projekt.
Planvorschau und Dateiformate Etablierte CAD-Cloud-Dienste sind bei DWG- und IFC-Vorschau stark; ein kleines Buro nutzt besser einen davon, statt das nachzubauen — dort ist nichts zu gewinnen. Eine Eigenentwicklung nutzt solche Dienste im Hintergrund und legt die burospezifische Schicht daruber: Revisionssperre, verortete Mangel, Download-Protokoll.
Monatslizenz oder einmalige Investition SaaS ist am ersten Tag nutzbar und risikoarm zu testen; die Lizenz zahlt aber meist pro Nutzer, und genau die grosse Gruppe — Bauleitung, Nachunternehmer, Bauherr — wachst standig. Eine Eigenentwicklung investiert vorab, danach bleiben Wartung und Hosting; zusatzliche Bauherren- oder Nachunternehmerkonten koppeln die Kosten nicht an die Nutzerzahl.
Urheberarchiv und Datenhoheit Im Fremdprodukt liegen Projektakte und Revisionshistorie im Schema des Anbieters; der Export ist meist PDF- und Tabellenniveau, verortete Mangel und Freigabekette kommen nicht zwingend vollstandig mit. In der eigenen Datenbank bleiben Urhebervermerk, Versionshistorie und Freigabekette beisammen, sodass auch Jahre spater eine vollstandige Akte fur einen Urheberstreit vorliegt.

Branchenglossar

Revisionsbuchstabe
Der Buchstabe, der angibt, in welcher Fassung ein Planschlussel vorliegt; auf der Baustelle dreht sich der Streit immer um „A oder B“, deshalb steht er im Schriftfeld und in jeder Benachrichtigung.
Raum- und Ausbauliste
Die zeilenweise Aufstellung von Boden, Wand, Decke und Turen je Raum; Materialfreigaben, Muster und Mengen hangen daran, weshalb sie in der App die Adresse fur Mangel und Freigaben bildet.
Objektuberwachung durch den Architekten
Der Architekt pruft auf der Baustelle, ob die Ausfuhrung dem Entwurf entspricht; getrennt von der amtlichen Bauaufsicht, im Vertrag eine eigene Leistungsphase mit eigenem Honorar, belegt durch Baustellenberichte.
Plansatz
Das Planpaket in festgelegten Revisionen, das an einem bestimmten Datum an Bauunternehmen oder Behorde geht; es wird mit Datum und Revisionsliste archiviert, weil es die Frage „welchen Satz habt ihr uns gegeben“ beantwortet.
Bauabschnittsprotokoll
Das Protokoll, das die Bauaufsichtsstelle bei festgelegten Bauabschnitten ausstellt; Abschlagszahlung und Beginn des nachsten Gewerks hangen daran, daher werden die Termine im Projektkalender gefuhrt.

Häufig gestellte Fragen

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