Holen Sie Ihre Buchhaltung aus den Excel-Dateien in Ihre eigene App

Wenn Sie am Monatsende in WhatsApp-Verläufen, Fotos von Überweisungsbelegen und gleich mehreren Excel-Dateien nachsehen müssen, um herauszufinden, welcher Kunde wie viel schuldet, liegt das Problem nicht an der Disziplin, sondern daran, wo die Daten liegen. Eine Buchhaltungs-App macht Rechnung, Zahlungseingang und Kontokorrentsaldo zu Teilen desselben Datensatzes: Während der Beleg an die GİB (tuerkische Finanzverwaltung) geht, ist der Saldo bereits aktualisiert.

Wie viele separate Apps werden benötigt?

  • 01

    Mobile Unternehmens-App (iOS + Android)

    Die eigentliche App fuer Aussendienst und Ladengeschaeft: Rechnungen ausstellen, Zahlungsbelege erzeugen, Kontokorrentsalden abfragen, Ausgabenbelege abfotografieren und offline erfassen. Faelligkeitswarnungen kommen als Push-Benachrichtigung.

  • 02

    Web-Administrationsoberflaeche

    Weboberflaeche zur Verwaltung von Rechnungsnummernkreisen, Umsatzsteuer- und Steuerabzugsdefinitionen, Kontoauszugsabgleich, Liste ueberfaelliger Forderungen, Benutzerrollen und Sicherungseinstellungen; auch der Meldestatus der e-Arsiv-Belege wird hier verfolgt.

  • 03

    Zugangsportal fuer den Steuerberater

    Ein eigenes, rein lesendes Portal fuer den Steuerberater: Er waehlt einen Zeitraum, laedt die Buchungsstapel-Exportdatei herunter und markiert fehlende Belege; auf Einstellungen des Unternehmens und Kontaktdaten der Kunden hat er keinen Zugriff.

Was die App enthält

  • Zahlungsziel und Kreditlimit je Kundenkonto mit Überschreitungswarnung
  • Zahlungslink und IBAN-QR-Code direkt auf der Rechnung
  • Belegfoto mit automatischer Erfassung von Betrag, Datum und Steuersatz
  • Kassenquittung des Außendienstes sofort auf dem Kundenkonto verbucht
  • Scheck- und Wechselportfolio: Fälligkeiten, Indossament, Platzen vermerken
  • Sammelerinnerungen per SMS und WhatsApp an überfällige Kunden
  • Kontoauszug als PDF versenden und Saldenbestätigung einholen
  • Lieferschein oder Auftrag in eine Teilrechnung umwandeln
  • Kassensturz am Tagesende und Umbuchung zwischen Kasse und Bank
  • Automatische Erzeugung wiederkehrender Miet- und Abonnementrechnungen
  • Periodensperre: ein an den Steuerberater übergebener Monat bleibt unveränderlich
  • Forderungsaltersanalyse in Stufen von 0-30, 30-60 und 60-90 Tagen

Lage der Branche

Buchhaltung ist längst nicht mehr nur Belegablage: Je weiter der Anwendungsbereich der e-Fatura- und e-Arsiv-Pflicht (des verpflichtenden E-Rechnungssystems der Türkei) ausgeweitet wird, desto mehr müssen auch kleine Betriebe ihre Belege elektronisch erzeugen. Fertige Standardpakete decken den üblichen Teil dieses Bedarfs ab, passen aber nicht zum eigenen Ablauf des Betriebs: Händlerzahlungen, Kommissionsverkäufe oder Servicebelege lassen sich nicht abbilden, und so wandern die Daten doch wieder nach Excel. In einem Betrieb ohne eigene App steckt das Wissen über die Salden im Kopf einer einzigen Person; ist sie im Urlaub, steht das Mahnwesen still, überfällige Forderungen wachsen unbemerkt, und weil die Unterlagen für den Steuerberater am Monatsende unvollständig sind, fällt der Korrekturaufwand auf den Betrieb zurück.

Kennzahlen, die hier zählen

  • Durchschnittliche Zahlungsdauer (Tage von der Rechnungsstellung bis zum Zahlungseingang) — Faelligkeitserinnerungen und der an die Rechnung angehaengte Zahlungslink verkuerzen diese Dauer, ohne dass jemand beim Kunden anrufen muss.
  • Anteil ueberfaelliger Forderungen am Gesamtforderungsbestand — Faellige Konten werden automatisch aufgelistet und loesen eine Warnung aus; der Verzug waechst nicht unbemerkt, sondern ist ab dem ersten Tag sichtbar.
  • Zahl der nicht zugeordneten Bankbewegungen zum Periodenende — Der Auszugsimport und der regellernende Abgleich senken die Zahl der manuell auszugleichenden Bewegungen Monat fuer Monat.
  • Anteil der von der GİB abgelehnten oder stornierten Belege — Die Registerabfrage vor der Ausstellung sowie die Pruefung von Umsatzsteuer und Steuerabzug fangen fehlerhafte Belege ab, bevor sie versendet werden.

Häufige Fehler in dieser Branche

  • Die e-Fatura-Integration in eine zweite Phase verschieben Eine erste Version, die nur PDFs erzeugt, kann keine offiziellen Belege ausstellen – der Betrieb nutzt parallel weiter sein altes Programm. Die Testumgebung des Integrators und das Belegschema muessen schon beim Aufbau des Datenmodells beruecksichtigt werden; wird das nachtraeglich ergaenzt, muss die Rechnungstabelle von Grund auf neu geschrieben werden.
  • Datensaetze loeschbar lassen Eine falsch erfasste Zahlung zu loeschen korrigiert zwar den Saldo, vernichtet aber die Historie; wer wann was geaendert hat, ist nicht mehr nachvollziehbar. Richtig ist, statt zu loeschen eine Stornobuchung zu erzeugen und jede Aenderung mit Benutzer, Zeitpunkt und vorherigem Wert in ein Pruefprotokoll zu schreiben.
  • Nie klaeren, wie der Steuerberater die Daten bekommt Selbst wenn die App fuer sich genommen sauber laeuft: Wenn der Steuerberater die Buchungen von Hand in sein Programm eintippt, sinkt der Aufwand nicht, er verdoppelt sich. Kontenrahmen-Zuordnung und Format der Exportdatei gehoeren zu Projektbeginn mit dem Steuerberater abgestimmt, nicht erst nach der Uebergabe.
  • Betraege als Gleitkommazahl speichern Der Float-Typ erzeugt bei Umsatzsteuer- und Rabattberechnungen Verschiebungen im Centbereich; der Saldo weicht mit der Zeit um einige Cent ab und die Abstimmung geht nicht mehr auf. Geldbetraege gehoeren in einen Festkommatyp oder als Ganzzahl in Cent gespeichert, und gerundet wird an genau einer Stelle.

Regulierung und Compliance

Welche Betriebe der e-Fatura- und e-Arsiv-Pflicht unterliegen, legt die GİB (tuerkische Finanzverwaltung) per Erlass anhand von Umsatz und Tätigkeitsbereich fest; die App kann den Beleg nicht selbst an die GİB übermitteln, sondern arbeitet über einen zugelassenen privaten Integrator oder eine direkte Anbindung. Da das türkische Steuerverfahrensrecht für Belege und das türkische Handelsgesetzbuch für Handelsbücher und Buchungen bestimmte Aufbewahrungsfristen vorschreiben, wird statt einer Löschung eine Stornobuchung umgesetzt. Name, Steuer- bzw. Personennummer, Adresse und Telefonnummer auf den Kontokorrentkonten fallen unter das KVKK (tuerkisches Datenschutzgesetz, an der DSGVO orientiert): Erforderlich sind eine Datenschutzinformation, begrenzte Zugriffsrechte, ein Aufbewahrungs- und Löschkonzept sowie Auftragsverarbeitungsverträge mit dem Integrator und dem Hosting-Anbieter. Kartendaten werden nicht in der App gespeichert, sondern beim Zahlungsdienstleister tokenisiert.

Die echten Herausforderungen dieser Branche

  • e-Fatura oder e-Arsiv: den Belegtyp im Moment der Ausstellung bestimmen

    Beim Ausstellen einer Rechnung wird anhand der Steuernummer ueber das Registerverzeichnis der GİB (tuerkische Finanzverwaltung) geprueft, ob der Empfaenger dem e-Fatura-System (dem verpflichtenden E-Rechnungssystem der Tuerkei) unterliegt; je nach Ergebnis entsteht der Beleg als e-Fatura oder als e-Arsiv. Verzoegert sich der Dienst des Integrators, wird der Beleg in eine Warteschlange gestellt, im Hintergrund erneut gesendet, und die Zustaende Wird gesendet, Angenommen und Abgelehnt erscheinen getrennt auf dem Bildschirm. Ein im falschen Typ ausgestellter Beleg laesst sich nicht einfach loeschen, sondern erfordert ein Storno- oder Widerspruchsverfahren – deshalb findet diese Pruefung vor der Ausstellung statt.

  • Umsatzsteuer, Steuerabzug und Rundungsdifferenzen im Centbereich

    Wenn unterschiedliche Steuersaetze je Position, Positionsrabatte und Rechnungen mit Steuerabzug zusammentreffen, veraendert die Reihenfolge der Rundung das Ergebnis. Betraege werden nicht als Gleitkommazahl, sondern in einem Festkommatyp gehalten, die Rundung wird in einer einzigen Hilfsfunktion gebuendelt, und die Differenz zwischen Positionssummen und Belegsumme wird vor der Ausstellung geprueft. Andernfalls kommt der Beleg mit einem Schemafehler vom Integrator zurueck, und der Nutzer sieht nicht, wo der Fehler liegt.

  • Zahlungseingaenge mit dem Kontoauszug abgleichen

    Gehen am selben Tag zwei Ueberweisungen ueber denselben Betrag ein, laesst sich am Betrag nicht erkennen, welche zu welcher Rechnung gehoert. Name und Rechnungsnummer im Verwendungszweck werden zerlegt, ein Aehnlichkeitswert zum Kontokorrentkonto berechnet, und unsichere Bewegungen werden nicht automatisch ausgeglichen, sondern landen in einer Freigabewarteschlange. Jede manuelle Zuordnung des Nutzers wird als Regel gespeichert, sodass derselbe Absender im Folgemonat direkt erkannt wird.

  • Offline-Zahlungserfassung und kollidierende Belegnummern

    Auf dem Wochenmarkt oder im Kellerlager bricht die Verbindung ab; Zahlungen muessen sich trotzdem erfassen lassen. Die Datensaetze bleiben auf dem Geraet und werden synchronisiert, sobald die Verbindung zurueckkehrt – wird die Belegnummer jedoch auf dem Geraet erzeugt, erhalten zwei Nutzer dieselbe Nummer. Deshalb wird jedem Geraet vorab ein Nummernblock zugeteilt, die endgueltige Nummer steht fest, sobald der Datensatz den Server erreicht, und Buchungen, die von zwei Geraeten auf dasselbe Konto erfasst wurden, werden bei der Synchronisation geordnet verarbeitet, ohne den Saldo zu verfaelschen.

  • Fremdwaehrungsrechnungen und Kursdifferenzen

    In Betrieben, die importieren oder in Fremdwaehrung kalkulieren, unterscheidet sich der Rechnungskurs vom Kurs am Zahlungstag. Der Beleg wird mit Fremdwaehrungs- und Lira-Betrag sowie dem verwendeten Zentralbankkurs und dessen Datum gespeichert; bei Zahlungseingang wird die entstehende Kursdifferenz als eigene Position auf das Kontokorrentkonto gebucht. Zeigt die Saldoansicht nicht beide Waehrungen, sieht der Unternehmer seine Forderung zu niedrig oder zu hoch.

Erforderliche Integrationen

  • Anbindung an e-Fatura / e-Arsiv der GİB: Erzeugung von UBL-TR-Belegen und Abfrage des Registerverzeichnisses ueber einen zugelassenen privaten Integrator
  • Erstellung von e-Honorarbelegen (e-Serbest Meslek Makbuzu) und e-Erzeugerbelegen (e-Muestahsil Makbuzu) fuer beratende Betriebe oder Betriebe mit Direkteinkauf beim Erzeuger
  • Uebernahme von Kontobewegungen: Import von MT940-/CSV-Auszuegen aus dem Firmen-Onlinebanking oder Anbindung der Firmen-API der Bank
  • Erstellung von Zahlungslinks ueber iyzico, PayTR, Param (tuerkische Zahlungsdienstleister) oder Craftgate sowie Kartenzahlung ueber das virtuelle POS-Terminal der Bank
  • Buchungsstapel-Exportdatei fuer Logo, Mikro, Netsis oder Luca; Uebergabe an den Steuerberater mit Kontenrahmen-Zuordnungstabelle
  • SMS-Anbieter und WhatsApp Business API fuer Faelligkeitserinnerungen; IBAN und TR-QR-Code fuer Zahlungen per Ueberweisung

Für wen diese Seite ist

  • Regionaler Großhändler oder Distributor mit Außendienst

    Der Schwerpunkt liegt im Außendienst: Offline-Quittungen, Kundengruppen je Vertreter, Kreditlimit-Warnungen und Scheckportfolio gehören in die erste Phase. Die Bankabstimmung folgt hier erst danach.

  • Neu gegründeter Dienstleister: Klinik, Agentur oder Beratungsbüro

    Wenige, aber häufig wiederkehrende Rechnungen. Automatische Abo- und Pauschalrechnungen, das türkische Beleg für freiberufliche Leistungen (e-Serbest Meslek Makbuzu), Zahlungslinks und Belegfotos genügen; ein Lagermodul wird gar nicht erst gebaut.

  • Inhaber eines Filialisten oder einer kleinen Kette

    Das Problem liegt zwischen den Filialen, nicht in einer: Kassensturz und Differenzen je Filiale, Umbuchungen zwischen Filialen, konsolidierter Saldo in der Zentrale und Periodensperre stehen vorn. Außendienst-Inkasso entfällt.

Phasenplan zur Budgetaufteilung

  1. 1

    Phase 1 — Kern aus Rechnung, Kundenkonto und Zahlungseingang 7-9 hafta

    Liefert Kundenkonten, Ausgangsrechnungen, die Anbindung an einen zugelassenen E-Rechnungs-Integrator, Bar- und Überweisungseingänge, Saldenansicht und Rollenrechte. Die Anbindung steht am Anfang, weil das Belegschema das Datenmodell bestimmt; nachträglich eingebaut müssen die Rechnungstabellen neu geschrieben werden. Danach ist die Altsoftware ablösbar.

  2. 2

    Phase 2 — Bankabstimmung, Fälligkeitsverfolgung und Übergabe an den Steuerberater 4-6 hafta

    Ergänzt Kontoauszugsimport mit lernender Zuordnung, Forderungsaltersanalyse, Fälligkeitserinnerungen, Zahlungslinks sowie die Kontenrahmenzuordnung für die Exportdatei an den Steuerberater. Das funktioniert erst, wenn Phase 1 echte Rechnungs- und Zahlungsdaten gesammelt hat; Zuordnungsregeln lassen sich ohne Daten nicht prüfen.

  3. 3

    Phase 3 — Außendienst, Schecks und betriebsspezifische Abläufe 5-7 hafta

    Umfasst Offline-Inkasso im Außendienst mit vorab zugeteilten Belegnummernblöcken, Scheckportfolio, betriebsspezifische Abläufe wie Kommissionsware oder Servicescheine, Fremdwährungsrechnungen samt Kursdifferenz und Kassenführung über mehrere Filialen. Welcher Punkt nötig ist, zeigt sich erst im Betrieb der ersten beiden Phasen, deshalb steht dieses Budget am Ende.

Typischer Umfang und Zeitrahmen

Typischer Umfang: mobile App für iOS und Android, Web-Administrationsoberfläche, Anbindung an einen e-Fatura- und e-Arsiv-Integrator, Modul für Kontokorrent und Zahlungseingänge, Import und Abgleich von Bankkontoauszügen, rollenbasierte Berechtigungen, rein lesender Zugang für den Steuerberater sowie Buchungsstapel-Export. Lager, Angebote und die Scheck- und Wechselverwaltung werden in getrennten Phasen behandelt. Umfang und Budget klären wir im Erstgespräch.

Geschätzte Dauer: 12-18 Wochen

Fertiglösung oder Individualentwicklung?

Thema Fertiglösung Individualentwicklung
Aktualisierungen von Vorschriften und Belegschema Hier ist Standardsoftware klar im Vorteil: Ändert die Finanzverwaltung eine Vorgabe oder das Rechnungsschema, liefert der Anbieter das Update, ohne dass der Betrieb es merkt. Bei Eigenentwicklung gehört diese Pflege in den Wartungsvertrag; steht die Wahl des Integrators und die Update-Pflicht nicht im Vertrag, bleibt das Risiko beim Betrieb.
Der eigene Buchungsablauf Deckt den Standardablauf aus Einkauf, Verkauf und Zahlung gut ab; Kommissionsware, Händlerinkasso oder Servicescheine landen aber meist in einem zweckentfremdeten Feld oder wieder in einer Tabelle. Der Ablauf wird abgebildet, wie er tatsächlich läuft: zum Monatsende nur das Verkaufte fakturieren, Außendienstbeleg mit dem Lagerbestand abgleichen — sichtbar in der App statt in einer Tabelle.
Kostenstruktur Monatliches Abo je Nutzer: günstiger Start und schneller Betrieb, doch die Jahressumme wächst mit Nutzern und Modulen still an, und der Preis bei Verlängerung liegt nicht in Ihrer Hand. Einmaliges Entwicklungsbudget zuzüglich Hosting, Integrator und Wartung. Die Kosten steigen nicht mit der Nutzerzahl, bei sehr kleinen Teams dauert die Amortisation aber lange.
Datenhoheit und Übergabe an den Steuerberater Die Daten liegen beim Anbieter; Export gibt es meist, doch die Kontenzuordnung ist fest vorgegeben und passt nicht immer zur Software des Steuerberaters. Datenbank und Sicherungen bleiben bei Ihnen, Hosting in der Türkei ist möglich, und die Kontenrahmenzuordnung wird auf die tatsächlich genutzte Software des Steuerberaters zugeschnitten und bleibt änderbar.

Branchenglossar

Cari (laufendes Kunden- bzw. Lieferantenkonto)
Das laufende Soll-Haben-Konto zu einem Kunden oder Lieferanten. Jede Rechnung, Zahlung und Gutschrift wird darauf gebucht; die Frage nach dem „Saldo“ meint in der Praxis genau dieses Konto.
Tevkifat (teilweise Umsatzsteuer-Einbehaltung)
Regel, nach der ein Teil der Umsatzsteuer vom Käufer statt vom Verkäufer erklärt wird, üblich bei Reinigung, Transport und Arbeitnehmerüberlassung. Satz und Code müssen je Rechnungszeile ausgewiesen sein, sonst weist das E-Rechnungsschema den Beleg zurück.
Saldenbestätigung (Mutabakat)
Beide Seiten vergleichen den Saldo in den eigenen Büchern und einigen sich auf eine Zahl, meist per Kontoauszug zum Periodenende. Eine Differenz weist auf eine fehlende Rechnung, eine nicht erfasste Zahlung oder eine Gutschrift hin.
Forderungsaltersanalyse
Gruppierung offener Forderungen nach Überfälligkeit: 0-30, 30-60, 60-90 Tage und älter. Man liest diese Tabelle statt der Gesamtsumme, weil die Einbringlichkeit mit jeder Stufe sinkt.
Gegenbuchung (Storno)
Statt eine falsche Buchung zu löschen, wird eine gegenläufige Buchung erfasst, die sie ausgleicht. Der Saldo stimmt wieder, Fehler und Korrektur bleiben aber im Buch sichtbar — bei aufbewahrungspflichtigen Belegen der einzig zulässige Weg.

Häufig gestellte Fragen

Sprechen wir über Ihr Projekt

Ein kostenloses 30-Minuten-Gespräch zur Klärung des Umfangs, danach ein detailliertes Angebot innerhalb von 48 Stunden.

Kostenloses Angebot

Diese Seite erklärt, welche Probleme eine App in dieser Branche lösen muss. Referenzen und vergleichbare Projekte besprechen wir im Gespräch.

Weitere Branchen

Alle Branchen →