Ön muhasebeyi Excel dosyalarından çıkarıp kendi uygulamanıza taşıyın

Ay sonu geldiğinde hangi müşterinin ne kadar borcu olduğunu bulmak için WhatsApp yazışmalarına, dekont fotoğraflarına ve birkaç Excel dosyasına birden bakmak zorunda kalıyorsanız sorun disiplin değil, kaydın tutulduğu yer. Ön muhasebe uygulaması faturayı, tahsilatı ve cari bakiyeyi aynı kaydın parçası yapar; kesilen belge GİB'e giderken bakiye de anında güncellenir.

Bu projede kaç ayrı uygulama gerekiyor?

  • 01

    İşletme Mobil Uygulaması (iOS + Android)

    Sahada ve dükkanda kullanılan asıl uygulama: fatura kesme, tahsilat makbuzu, cari bakiye sorgulama, gider fişi fotoğraflama ve çevrimdışı kayıt. Vade uyarıları bildirim olarak düşer.

  • 02

    Web Yönetici Paneli

    Fatura serileri, KDV ve tevkifat tanımları, banka ekstresi eşleştirme, vadesi geçen alacak listesi, kullanıcı rolleri ve yedekleme ayarlarının yönetildiği web arayüzü; e-Arşiv rapor durumu buradan izlenir.

  • 03

    Mali Müşavir Erişim Paneli

    Mali müşavirin salt-okunur girdiği ayrı panel: dönem seçip fiş aktarım dosyasını indirir, eksik belgeleri işaretler; işletmenin ayarlarına ve müşteri iletişim bilgilerine erişemez.

Uygulamada neler var?

  • Cari bazlı vade günü ve risk limiti aşım uyarısı
  • Faturaya ödeme linki ve IBAN karekodu iliştirme
  • Gider fişini fotoğraflayıp tutar, tarih ve KDV oranı okutma
  • Plasiyerin sahada kestiği tahsilat makbuzunun anlık cariye işlenmesi
  • Çek ve senet portföyü: vade takvimi, ciro ve karşılıksız işaretleme
  • Vadesi geçen carilere toplu SMS ve WhatsApp hatırlatma
  • Cari ekstrenin PDF olarak müşteriye gönderilip mutabakat onayı alınması
  • İrsaliye veya siparişten kısmi faturaya dönüştürme
  • Kasa gün sonu sayımı ve kasa-banka virman kaydı
  • Tekrarlayan kira ve abonelik faturalarının otomatik üretilmesi
  • Dönem kilidi: müşavire aktarılan ay geriye dönük değiştirilemez
  • 0-30, 30-60, 60-90 gün alacak yaşlandırma raporu

Sektörde durum

Ön muhasebe artık yalnızca defter tutma işi değil; e-Arşiv fatura zorunluluğunun kapsamı genişledikçe küçük işletme de belgeyi elektronik üretmek durumunda kalıyor. Hazır paket programlar bu ihtiyacın standart kısmını karşılıyor ama işletmenin kendi akışına uymuyor: bayi tahsilatı, konsinye satış, servis fişi gibi kalemler pakete sığmadığı için kayıt yine Excel'e kaçıyor. Kendi uygulaması olmayan işletmede bakiye bilgisi tek kişinin kafasında kalır; o kişi izne çıktığında tahsilat durur, vadesi geçen alacak fark edilmeden büyür ve mali müşavire ay sonunda giden evrak eksik olduğu için düzeltme yükü işletmeye geri döner.

Bu sektörde ölçülen metrikler

  • Ortalama tahsilat süresi (fatura kesiminden ödemeye geçen gün) — Vade hatırlatması ve faturaya iliştirilen ödeme linki, müşteriyi aramaya gerek kalmadan bu süreyi kısaltır.
  • Vadesi geçen alacağın toplam alacağa oranı — Vadesi dolan cari otomatik listelenir ve uyarı düşer; gecikme fark edilmeden büyümek yerine ilk günde görünür.
  • Eşleşmeyen banka hareketi sayısı (dönem sonu) — Ekstre içe aktarımı ve kural öğrenen eşleştirme, elle kapatılacak hareket sayısını her ay azaltır.
  • GİB'den reddedilen veya iptal edilen belge oranı — Kesim öncesi mükellef sorgusu, KDV ve tevkifat doğrulaması hatalı belgeyi gönderilmeden yakalar.

Bu sektörde sık yapılan hatalar

  • e-Fatura entegrasyonunu ikinci faza bırakmak İlk sürümde sadece PDF üreten uygulama resmi belge kesemez, işletme paralel olarak eski programı kullanmaya devam eder. Entegratör test ortamı ve belge şeması, veri modeli kurulurken ele alınmalı; sonradan eklenmesi fatura tablosunu baştan yazdırır.
  • Kayıtları silinebilir bırakmak Yanlış girilen tahsilatı silmek bakiyeyi düzeltir ama geçmişi yok eder; kimin ne zaman neyi değiştirdiği kaybolur. Doğrusu, silme yerine ters kayıt üretmek ve her değişikliği kullanıcı, tarih ve önceki değerle birlikte denetim izine yazmaktır.
  • Mali müşavirin nasıl veri alacağını hiç konuşmamak Uygulama tek başına düzgün çalışsa da müşavir kayıtları elle programına giriyorsa iş yükü azalmaz, ikiye katlanır. Hesap planı eşlemesi ve aktarım dosyası formatı proje başında müşavirle kararlaştırılmalı, teslimden sonra değil.
  • Tutarları kayan noktalı sayıyla tutmak Ondalıklı float tipi KDV ve iskonto hesabında kuruş kayması üretir; bakiye zamanla birkaç kuruş şaşar ve mutabakat tutmaz. Parasal alanlar sabit ondalıklı tiple veya kuruş cinsinden tam sayı olarak saklanmalı, yuvarlama tek noktada yapılmalıdır.

Mevzuat ve uyum

e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğunun kapsamı GİB tebliğleriyle ciro ve faaliyet konusuna göre belirlenir; uygulama belgeyi kendi başına GİB'e iletemez, yetkili bir özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon üzerinden çalışır. Vergi Usul Kanunu belgelerin, Türk Ticaret Kanunu ise ticari defter ve kayıtların belirli süreler boyunca saklanmasını gerektirdiği için kayıt silme yerine ters kayıt kurgulanır. Cari kartlardaki ad, TCKN/VKN, adres ve telefon KVKK kapsamındadır: aydınlatma metni, erişim yetkisi sınırı, saklama ve imha planı ile entegratör ve barındırma sağlayıcısı için veri işleyen sözleşmesi gerekir. Kart bilgisi uygulamada saklanmaz, ödeme kuruluşu tarafında tokenlaştırılır.

Bu sektörün asıl zorlukları

  • e-Fatura mı e-Arşiv mi: belge tipini kesim anında seçmek

    Fatura kesilirken alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı VKN ile GİB mükellef listesinden kontrol edilir; sonuca göre belge e-Fatura veya e-Arşiv olarak üretilir. Entegratör servisi gecikirse belge kuyruğa alınır, arka planda yeniden denenir ve ekranda gönderiliyor, kabul edildi, reddedildi durumları ayrı gösterilir. Yanlış tipte kesilen belge basitçe silinemez, iptal ya da itiraz süreci gerektirdiği için bu kontrol kesim öncesine alınır.

  • KDV, tevkifat ve kuruş farkı

    Satır bazında farklı KDV oranı, satır iskontosu ve tevkifatlı fatura bir arada olduğunda yuvarlama sırası sonucu değiştirir. Tutarlar ondalıklı kayan noktalı sayı yerine sabit ondalıklı tipte tutulur, yuvarlama tek bir yardımcı fonksiyonda toplanır ve satır toplamları ile belge toplamı arasındaki fark kesim öncesi doğrulanır. Aksi halde belge entegratörden şema hatasıyla döner ve kullanıcı hatanın nerede olduğunu göremez.

  • Banka ekstresi ile tahsilatı eşleştirme

    Aynı gün, aynı tutarda iki havale geldiğinde hangisinin hangi faturaya ait olduğu tutardan anlaşılmaz. Ekstre açıklamasındaki isim ve fatura numarası ayrıştırılır, cari kartla benzerlik puanı hesaplanır ve emin olunmayan hareketler otomatik kapatılmaz, onay kuyruğuna düşer. Kullanıcının verdiği her manuel eşleştirme kural olarak saklanır, böylece aynı gönderici bir sonraki ayda doğrudan tanınır.

  • Çevrimdışı tahsilat ve makbuz numarası çakışması

    Pazar yerinde veya bodrum katındaki depoda internet kopar; tahsilat yine de girilebilmeli. Kayıtlar cihazda tutulur ve bağlantı gelince senkronize edilir, ancak makbuz numarası cihazda üretilirse iki kullanıcı aynı numarayı alır. Cihaza önceden numara bloğu tahsis edilir, kayıt sunucuya ulaştığında son numara kesinleşir ve senkron sırasında aynı cariye iki farklı cihazdan girilen kayıtlar bakiyeyi bozmadan sıraya konur.

  • Dövizli fatura ve kur farkı

    İthalat yapan veya dövizle fiyatlayan işletmede fatura kuru ile tahsilat kuru farklıdır. Belge hem döviz hem TL tutarıyla, kullanılan TCMB kuru ve tarihiyle birlikte saklanır; tahsilat girildiğinde oluşan kur farkı ayrı bir kalem olarak cariye yazılır. Bakiye ekranında hem döviz hem TL karşılığı gösterilmezse işletme sahibi alacağını eksik veya fazla görür.

Gereken entegrasyonlar

  • GİB e-Fatura / e-Arşiv bağlantısı: yetkili özel entegratör üzerinden UBL-TR belge üretimi ve mükellef listesi sorgusu
  • e-Serbest Meslek Makbuzu ve e-Müstahsil Makbuzu üretimi (danışmanlık veren ya da üreticiden alım yapan işletmeler için)
  • Banka hesap hareketi aktarımı: kurumsal internet şubesinden MT940 / CSV ekstre içe aktarma veya bankanın kurumsal API'si
  • iyzico, PayTR, Param veya Craftgate ile ödeme linki üretimi ve banka sanal POS ile kartla tahsilat
  • Logo, Mikro, Netsis veya Luca tarafına muhasebe fişi aktarım dosyası; hesap planı eşleme tablosuyla mali müşavire teslim
  • Vade hatırlatması için SMS sağlayıcısı ve WhatsApp Business API; havale tahsilatı için IBAN ve TR Karekod paylaşımı

Bu sayfa kimin için?

  • Plasiyerle çalışan bölgesel toptancı veya dağıtıcı

    Ağırlık sahadadır: çevrimdışı tahsilat makbuzu, plasiyer bazlı cari grubu, risk limiti aşım uyarısı ve çek-senet portföyü ilk fazda olmalı. Banka mutabakatı bu profilde ikinci sırada gelir.

  • Yeni kurulan hizmet işletmesi: klinik, ajans, danışmanlık ofisi

    Fatura sayısı azdır ama tekrarlayanlar çoktur. Abonelik ve paket faturasının otomatik üretimi, e-Serbest Meslek Makbuzu, ödeme linki ve gider fişi fotoğrafı yeterlidir; stok ve depo modülü hiç açılmamalıdır.

  • Çok şubeli perakendeci veya zincir işletme sahibi

    Sorun tek şubede değil şubeler arasındadır: şube bazlı kasa gün sonu ve sayım farkı, şubeler arası virman, merkezden konsolide bakiye ve dönem kilidi öne çıkar. Saha tahsilatı ise gereksizdir.

Bütçeyi bölerek ilerleme planı

  1. 1

    Faz 1 — Fatura, cari ve tahsilat çekirdeği 7-9 hafta

    Cari kartlar, satış faturası, e-Fatura/e-Arşiv entegratör bağlantısı, nakit ve havale tahsilatı, cari bakiye ekranı ve rol bazlı yetki teslim edilir. Entegrasyon ilk fazda kurulur çünkü belge şeması veri modelini belirler; sonradan eklenmesi fatura tablosunu baştan yazdırır. Bu faz sonunda eski program bırakılabilir.

  2. 2

    Faz 2 — Banka mutabakatı, vade takibi ve müşavir aktarımı 4-6 hafta

    Ekstre içe aktarma ve kural öğrenen eşleştirme, alacak yaşlandırma, vade hatırlatma mesajları, ödeme linki ve hesap planı eşlemesiyle fiş aktarım dosyası eklenir. Bu kalemler ancak Faz 1'de gerçek fatura ve tahsilat verisi biriktikten sonra doğru kurgulanabilir; boş veriyle eşleştirme kuralı test edilemez.

  3. 3

    Faz 3 — Saha, çek-senet ve işletmeye özgü akışlar 5-7 hafta

    Çevrimdışı saha tahsilatı ve numara bloğu, çek-senet portföyü, konsinye veya servis fişi gibi işletmeye özgü akışlar, dövizli fatura ve kur farkı, çok şubeli kasa yönetimi bu fazda ele alınır. Hangisinin gerekli olduğu ilk iki fazın kullanımından sonra netleşir, bu yüzden bütçe en sona bırakılır.

Tipik kapsam ve süre

Tipik kapsam: iOS ve Android mobil uygulama, web yönetici paneli, e-Fatura ve e-Arşiv entegratör bağlantısı, cari hesap ve tahsilat modülü, banka ekstresi içe aktarma ve eşleştirme ekranı, rol bazlı yetkilendirme, mali müşavir için salt-okunur erişim ve fiş aktarım dosyası. Stok, teklif ve çek-senet takibi ayrı fazlarda ele alınır. Başlangıç bütçesi 15.000 TL'dir.

Tahmini süre: 12-18 hafta

Hazır paket mi, özel geliştirme mi?

Konu Hazır paket Özel geliştirme
Mevzuat ve belge şeması güncellemeleri Hazır paketin gerçek üstünlüğü burada: GİB tebliği veya UBL-TR şeması değiştiğinde güncellemeyi sağlayıcı yapar, işletme fark etmez. Özel geliştirmede bu takip sizin bakım sözleşmenizin parçası olur; entegratör seçimi ve güncelleme sorumluluğu sözleşmede yazılı değilse risk işletmede kalır.
İşletmenin kendi kayıt akışı Standart alım-satım ve tahsilat akışını iyi karşılar; ancak konsinye, bayi tahsilatı, servis fişi gibi kalemler için genelde bir alan zorlanır ya da kayıt Excel'e taşar. Akış olduğu gibi modellenir: ay sonu satılanı faturalama, makbuzu depo stoğuyla eşleme gibi adımlar ekranda görünür ve Excel'e gerek kalmaz.
Maliyet yapısı Kullanıcı başına aylık abonelik; başlangıçta ucuz, hızlı başlar. Kullanıcı sayısı ve modül arttıkça yıllık toplam sessizce büyür ve sözleşme yenilemede fiyat sizin kontrolünüzde değildir. Tek seferlik geliştirme bütçesi ve üzerine barındırma, entegratör ve bakım gideri gelir. Kullanıcı sayısı arttıkça maliyet artmaz; az kullanıcılı bir işletmede ise geri dönüşü uzun sürer.
Veri sahipliği ve müşavire aktarım Veri sağlayıcının sunucusundadır; dışa aktarım çoğu pakette vardır ama hesap kodu eşlemesi sabittir, müşavirinizin programına birebir oturmayabilir. Veritabanı ve yedekler sizde kalır, Türkiye'de barındırılabilir; hesap planı eşlemesi müşavirin kullandığı programa göre kurulur ve gerekirse sonradan değiştirilir.

Sektör sözlüğü

Cari hesap
Bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak defteri. Ön muhasebede her fatura, tahsilat ve iade bu karta işlenir; işletmenin “bakiye ne?” sorusu aslında cari kartın sonucunu sorar.
Tevkifat
KDV'nin bir kısmının satıcı yerine alıcı tarafından beyan edilmesi. Temizlik, nakliye, işgücü gibi işlerde faturada tevkifat oranı ve kodu ayrı gösterilir; uygulama bunu satır bazında hesaplamazsa belge entegratörden şema hatasıyla döner.
Mutabakat
İki tarafın kendi defterindeki bakiyeyi karşılaştırıp aynı rakamda anlaşması. Genelde dönem sonunda cari ekstre gönderilir; fark çıkarsa eksik fatura, kaydedilmemiş tahsilat veya iade aranır.
Alacak yaşlandırma
Tahsil edilmemiş alacağın vadesinin üzerinden geçen süreye göre gruplanması: 0-30, 30-60, 60-90 gün ve üstü. Toplam alacak rakamı yerine bu tablo bakılır, çünkü tahsil edilebilirlik gün geçtikçe düşer.
Ters kayıt
Hatalı bir kaydı silmek yerine, onu tutarca sıfırlayan zıt bir kayıt açmak. Bakiye düzelir ama hatanın kendisi ve düzeltmesi defterde görünür kalır; saklama yükümlülüğü olan belgelerde tek doğru yöntem budur.

Sık sorulan sorular

Bu projeyi konuşalım

Kapsamınızı 30 dakikalık ücretsiz görüşmede netleştirelim, 48 saat içinde kalem kalem teklif gönderelim.

Ücretsiz Teklif Alın

Bu sayfa, bu sektörde uygulamanın çözmesi gereken problemleri anlatır. Referans ve benzer proje örneklerini görüşmede paylaşırız.

Diğer sektörler

Tüm sektörler →

Projenin teknik kapsamını planlayın

iOS geliştirme, Android geliştirme ve yönetici paneli ihtiyaçlarını birlikte değerlendirin. Teklif karşılaştırması için mobil uygulama maliyet rehberini inceleyin.