Aktenstand, Fristenkalender und Honorareingang in einer einzigen App

In einer Anwaltskanzlei beginnt der Tag mit dem Datum, an dem eine Zustellung eingeht — und ein versäumter letzter Fristtag lässt sich nicht mehr reparieren. Dazu kommen Mandanten, die anrufen, um zu fragen, wie es um ihre Akte steht, Terminverlegungen, die nie im Kalender landen, und offene Honorarforderungen. Eine App für die Anwaltskanzlei führt Fristenkalender, Aktenbewegungen und Abrechnung an einem Ort zusammen und nimmt diese Last aus dem Gedächtnis des Sekretariats heraus.

Wie viele separate Apps werden benötigt?

  • 01

    Mandanten-App (iOS + Android)

    Der Mandant sieht den Stand seiner eigenen Akte, den Verhandlungstermin sowie gezahlte und offene Kostenvorschüsse, lädt Unterlagen hoch, ruft seinen Beleg ab und bleibt informiert, ohne in der Kanzlei anrufen zu müssen.

  • 02

    App für Anwältinnen, Anwälte und Kanzleipersonal

    Verhandlungskalender, Fristwarnungen, Aktenunterlagen, die sich im Gericht auch offline öffnen lassen, Notizen zu Ortsterminen und Verhandlungen, die Erfassung aufgewendeter Zeit auf die Akte sowie Auslagenbuchungen — alles auf einem Bildschirm.

  • 03

    Web-Adminpanel

    Hier werden Akten und Vollmachten verwaltet, Zugriffsrechte je Akte vergeben, Interessenkonflikte geprüft, e-SMM (elektronischer Honorarbeleg für Freiberufler in der Türkei) und Zahlungseingänge nachverfolgt sowie Arbeitsverteilung und Auswertungen gesteuert.

Was die App enthält

  • Fristenkarte, die aus dem Zustellungsdatum den letzten Tag errechnet
  • Verhandlungskalender mit Verschiebung bei Gerichtsferien und Wochenenden
  • Interessenkonfliktprüfung gegen die Gegenseite bei jeder Neuanlage
  • Offline-Ansicht von UDF-Dateien (türkisches Gerichtsdokumentformat) und gescannten PDFs
  • Sprachnotiz nach der Verhandlung, als Text in der Akte abgelegt
  • Zeiterfassung je Akte mit Stundensatzberechnung
  • Verfolgung von Vollmachtsumfang, Mandatsentzug und Mandatsniederlegung
  • Dokumentenanforderungsliste für den Mandanten samt Upload-Verfolgung
  • Abzug von Gerichtsgebühren und Sachverständigenkosten vom Kostenvorschuss
  • e-SMM (elektronischer Honorarbeleg in der Türkei) bei Zahlungseingang, mit Quellensteuer- und Umsatzsteuertrennung
  • UETS-Zustellungen (amtliches elektronisches Zustellsystem der Türkei) per Aktenzeichen der Akte zugeordnet
  • Laufende Forderungsberechnung und Ratenverfolgung in Vollstreckungsakten

Lage der Branche

Mandanten erwarten heute, den Stand ihrer Akte so einfach zu sehen wie ihr Konto in der Banking-App; sehen sie ihn nicht, rufen sie an — und der Tag der Kanzlei vergeht am Telefon. Neu gegründete Kanzleien treten am selben Gericht gegen etablierte Büros an, und den Unterschied macht oft die Ordnung in der Kommunikation. Hinzu kommt: UYAP, die elektronische Zustellung und der elektronische Honorarbeleg sind bereits digitalisiert; läuft die Vorgangsverfolgung weiterhin über Papierkalender und Excel, wird zwischen beiden Welten von Hand eine Brücke gebaut. Eine Kanzlei ohne eigene App baut diese Brücke jeden Tag neu, trägt das Fristenrisiko personenabhängig und bemerkt offene Forderungen zu spät.

Kennzahlen, die hier zählen

  • Zahl versäumter Fristen und Verhandlungstermine — Der aus dem Zustelldatum berechnete letzte Tag und mehrfache Erinnerungen bringen Rechtsverluste durch Vergessen nahe an null.
  • Höhe der nicht eingezogenen Anwaltshonorare — Weil jede Zahlung mit Akte und Beleg verknüpft ist, zeigt das Panel, in welcher Akte wie viel offen geblieben ist.
  • Zahl der Anrufe von Mandanten zum Verfahrensstand — Je mehr Verfahrensstand und Termine in der App sichtbar sind, desto weniger frisst der Telefonverkehr den Tag des Sekretariats.
  • Deckungsgrad des Kostenvorschusses durch Ausgaben — Werden Gerichtsgebühren sowie Sachverständigen- und Ortsterminkosten vom Vorschuss abgezogen, treten ins Minus laufende Akten früh hervor.

Häufige Fehler in dieser Branche

  • Fristen in ein Freitextfeld schreiben Steht die Frist nur als handgeschriebenes Datum im Notizfeld, fließen Gerichtsferien und Wochenendverschiebung nicht in die Rechnung ein. Richtig ist eine Regel-Engine, die aus Zustelldatum und Fristart den letzten Tag erzeugt und die Grundlage der Berechnung offenlegt.
  • Dem Mandanten die komplette Akte öffnen Alle Unterlagen zu teilen wirkt transparent, doch sobald Schriftsatzentwürfe und Strategienotizen beim Mandanten landen, entstehen Missverständnisse und Druck. Auf Mandantenseite genügen Verfahrensstand, Verhandlungstermin, angeforderte Unterlagen und der Vorschusssaldo.
  • Den Store-Text in Marketingsprache schreiben Eine App-Beschreibung mit gewonnenen Verfahren und Erfolgsbetonung setzt die Kanzlei gegenüber der TBB-Werbeverbotsregelung einem Disziplinarrisiko aus. Der Store-Text sollte zurückhaltend formuliert sein und ausschließlich die Funktion der App beschreiben.
  • Kostenvorschüsse mit Kanzleierlösen vermischen Erscheint das für Gebühren und Sachverständige erhaltene Geld als Ertrag, wirkt die Kanzlei profitabel — und die Kasse rutscht ins Minus, sobald die Ausgaben anfallen. Der Vorschuss gehört in eine eigene Position, muss mit jeder Ausgabe abgeschrieben und dem Mandanten als Restsaldo gezeigt werden.

Regulierung und Compliance

In einer Anwaltskanzlei kommen die rechtlichen Vorgaben aus drei Richtungen. Die Verschwiegenheitspflicht des türkischen Anwaltsgesetzes verlangt, dass Aktendaten selbst innerhalb der Kanzlei keiner unbefugten Person offenstehen. Die Werbeverbotsregelung der türkischen Anwaltskammer-Dachorganisation TBB erfasst auch die Store-Seite und die Werbetexte der App; gewonnene Verfahren, Erfolgsquoten oder akquisitorische Aussagen sind nicht zulässig. Nach KVKK (türkisches Datenschutzgesetz, an der DSGVO orientiert) gelten Verfahrensakten als besondere Kategorien personenbezogener Daten, da sie strafrechtliche Verurteilungen und Gesundheitsdaten enthalten; erforderlich sind eine Informationserklärung, definierte Aufbewahrungsfristen und die Registrierung im VERBİS-Register. Beim Zahlungseingang wird der Honorarbeleg als e-SMM elektronisch ausgestellt.

Die echten Herausforderungen dieser Branche

  • Fristenmaschine: vom Zustelldatum bis zum letzten Tag

    Fristen für Berufung, Revision, Klageerwiderung und Einspruch laufen ab dem Zustelldatum; Gerichtsferien, Feiertage und Wochenendverschiebungen verändern das Ergebnis. Statt die Frist als freien Text auf dem Bildschirm zu führen, wird eine Regel-Engine aufgebaut, die aus Zustelldatum und Fristart den letzten Tag berechnet. Jeder Eintrag zeigt, aus welcher Regel er entstanden ist, und erzeugt vom letzten Tag rückwärts mehrere Erinnerungen.

  • Übernahme der UYAP-Daten ins Panel

    Das UYAP-Anwaltsportal (das landesweite Justiz-IT-System der Türkei) bietet Drittsoftware keine offene öffentliche Schnittstelle; der Zugang läuft mit elektronischer Signatur oder mobiler Signatur über die eigene Sitzung der Anwältin oder des Anwalts. Die Architektur setzt deshalb auf eine halbautomatische Übernahme der Aktenbewegungen und den Abgleich über Aktenzeichen und Urteilsnummer: Fallen zu derselben Akte zwei unterschiedliche Einträge an, wird der Konflikt dem Nutzer angezeigt statt still überschrieben.

  • Offline-Zugriff auf die Akte im Gericht

    Vor dem Sitzungssaal ist die Verbindung meist schwach, und die Aktenunterlagen bestehen aus Hunderten Seiten als gescannte PDF- und UDF-Dateien. Die App lädt Akten mit anstehendem Verhandlungstermin vorab auf das Gerät, hält sie in einem verschlüsselten lokalen Bereich und öffnet UDF und PDF mit einem lokalen Viewer. Endet die Sitzung oder entfällt die Berechtigung für die Akte, wird der Cache vom Gerät gelöscht.

  • Verschwiegenheitspflicht und Berechtigung je Akte

    Die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht macht es selbst innerhalb der Kanzlei bedenklich, wenn jeder jede Akte einsehen kann. Rechte werden auf Aktenebene vergeben; wer die Gegenseite vertritt, erhält keinen Zugriff auf den Vorgang. Auf dem Gerät greifen biometrische Sperre, eine Einschränkung von Bildschirmfotos und ein Protokoll darüber, wer wann welches Dokument geöffnet hat; für verlorene Geräte lässt sich die Sitzung aus der Ferne beenden.

  • Anwaltshonorar, Kostenvorschuss und e-SMM

    Der Honorarbeleg wird im Moment des Zahlungseingangs ausgestellt; Quellensteuer und Umsatzsteuer werden je nachdem, ob der Mandant eine natürliche oder juristische Person ist, unterschiedlich berechnet. Die App verknüpft die Zahlung mit dem Beleg und den Beleg mit der Akte. Vom Mandanten erhaltene Kostenvorschüsse werden getrennt von den Kanzleierlösen geführt; sobald Gerichtsgebühren, Sachverständigen- und Ortsterminkosten abgehen, sieht der Mandant den verbleibenden Vorschuss.

Erforderliche Integrationen

  • Übernahme der Daten aus dem UYAP-Anwaltsportal ins Panel über die Sitzung mit elektronischer oder mobiler Signatur
  • Zuordnung elektronischer Zustellungen aus UETS und KEP (elektronische Zustellsysteme der Türkei) zur jeweiligen Akte
  • Ausstellung des elektronischen Honorarbelegs (e-SMM) über die e-Arşiv-Infrastruktur der GİB (türkische Finanzverwaltung)
  • Einzug von Kostenvorschüssen und Honoraren über iyzico, PayTR (türkische Zahlungsdienstleister) oder das virtuelle POS-Terminal der Bank
  • Zwei-Wege-Synchronisation von Verhandlungsterminen und Fristen mit Google Kalender / Outlook
  • Erinnerungen an Verhandlungstermine, angeforderte Unterlagen und Zahlungen per SMS und Push-Benachrichtigung

Für wen diese Seite ist

  • Eine Einzelanwältin, die eine neue Kanzlei eröffnet

    Ohne Sekretariat sind Fristen das größte Risiko. Beginnen Sie mit Fristenmaschine, Verhandlungskalender und Aktenerfassung; Mandanten-App und Inkasso folgen, wenn die Aktenzahl wächst. Eine schlanke Erstversion für einen Nutzer genügt.

  • Eine Sozietät mit drei bis acht Anwälten

    Hier geht es um Arbeitsverteilung und Verschwiegenheit. Aktenbezogene Rechte, Interessenkonfliktprüfung, ein Zugriffsprotokoll und die Fristen- und Terminlast je Anwalt gehören in die erste Phase; Offline-Dokumente können warten.

  • Eine Kanzlei mit Schwerpunkt Forderungsvollstreckung

    Viele Akten, je Akte wenig Arbeit. Vorrang haben Massenanlage von Akten, laufende Forderungsberechnung, Raten- und Zahlungsverfolgung sowie Sammelberichte an den Firmenmandanten als Gläubiger; der Verhandlungskalender ist hier zweitrangig.

Phasenplan zur Budgetaufteilung

  1. 1

    Phase 1 — Fristen- und Aktenkern, Anwaltsseite 5-7 hafta

    Geliefert werden Akten- und Vollmachtserfassung, die Fristenmaschine, die aus dem Zustellungsdatum den letzten Tag ableitet, der Verhandlungskalender und die mobile Anwaltsanwendung. Diese Phase funktioniert eigenständig: Der Papierkalender kann danach entfallen. Fristversäumnisse sind das teuerste Risiko, deshalb der Anfang hier.

  2. 2

    Phase 2 — Mandantenseite und aktenbezogene Rechte 4-6 hafta

    Ergänzt die Mandanten-App mit Verfahrensstand und Verhandlungstermin, Dokumentenanforderung und Upload, aktenbezogenen Zugriffsrechten und Screenshot-Sperre. Mandanten einen Zugang zu öffnen, bevor die interne Aktenführung steht, birgt das Risiko falscher Auskünfte — daher an zweiter Stelle.

  3. 3

    Phase 3 — Inkasso, Offline-Dokumente und Portalübernahme 4-6 hafta

    Bringt e-SMM-Ausstellung, Vorschuss- und Honorarinkasso über ein virtuelles POS, das Vorschusskonto, den verschlüsselten Dokumenten-Download vor der Verhandlung und die Übernahme von UYAP-Portaldaten (nationales Justizsystem) ins Panel. Diese Teile erfordern die meisten fachlichen und technischen Tests und werden sicherer ergänzt, wenn der Kern im Alltag läuft.

Typischer Umfang und Zeitrahmen

Eine typische erste Version umfasst die Erfassung von Akten und Vollmachten, einen Kalender, der Fristen aus dem Zustelldatum berechnet, Erinnerungen an Verhandlungstermine, einen Informationsbereich für Mandanten, Dokumenten-Upload und Berechtigungen je Akte. In der zweiten Phase kommen der elektronische Honorarbeleg (e-SMM), der Einzug von Kostenvorschüssen über virtuelles POS-Terminal, die Offline-Ansicht von Unterlagen und die Übernahme der UYAP-Portaldaten ins Panel hinzu. iOS, Android und das Web-Panel werden gemeinsam ausgeliefert.

Geschätzte Dauer: 10-16 Wochen

Fertiglösung oder Individualentwicklung?

Thema Fertiglösung Individualentwicklung
Fristberechnung und Gerichtsferienregeln Fertige Kanzleisoftware bringt Fristvorlagen und Gerichtsferienkalender meist mit; der Anbieter aktualisiert sie bei Rechtsänderungen — ein echter Vorteil. Eine Eigenentwicklung bildet die Regeln entlang Ihrer Aktentypen ab und zeigt die Grundlage jeder Berechnung an; dafür liegen Ersteinrichtung und Nachpflege bei Rechtsänderungen bei Ihnen.
Umfang der Mandantenansicht Paketlösungen enthalten ein fertiges Mandantenportal, dessen Inhalt aber meist fest vorgegeben ist; für manche Kanzleien reicht das und läuft sofort. Bei einer Eigenentwicklung wird feldweise entschieden: Verfahrensstand und Vorschusssaldo sichtbar, Schriftsatzentwürfe und Strategienotizen nie; Straf- und Familienakten können eigene Sichtbarkeitsregeln bekommen.
Monatliche Nutzergebühr oder einmalige Entwicklung Ein Abo hält die Einstiegskosten niedrig, bleibt in einer Kanzlei mit zwei oder drei Anwälten oft jahrelang vertretbar und nimmt Ihnen den Serverbetrieb ab. Eine Eigenentwicklung wird vorab bezahlt und die Kosten steigen nicht mit der Zahl der Anwälte oder Akten; der Umschlagpunkt liegt bei wachsenden Kanzleien mit Referendaren, Kanzleikräften und Partnern.
Eigentum an den Aktendaten und deren Übertragbarkeit Etablierte Anbieter bieten Exporte und übernehmen das Hosting — bequem für Kanzleien, die Serversicherheit nicht selbst betreiben wollen. Bei einer Eigenentwicklung liegen Datenbank und Dokumentenarchiv im eigenen Konto der Kanzlei; auch das Protokoll, wer wann welches Dokument geöffnet hat, bleibt bei Ihnen — wichtig für die Verschwiegenheitspflicht — und ein Anbieterwechsel entfällt.

Branchenglossar

Aktenzeichen (esas numarası)
Die Jahres- und Ordnungsnummer, die ein türkisches Gericht einer Akte zuweist. In der Kanzlei spricht man über Akten nicht über den Mandantennamen, sondern über diese Nummer; jeder ins Panel übernommene Vorgang wird ihr zugeordnet, nach dem Urteil kommt die Entscheidungsnummer hinzu.
Zustellung und Verkündung (tebliğ / tefhim)
Die zwei verschiedenen Zeitpunkte, ab denen eine Frist läuft: Zustellung heißt, die schriftliche Entscheidung ist zugegangen; Verkündung heißt, sie wurde in der Verhandlung in Anwesenheit verlesen. Eine Verwechslung verschiebt den letzten Tag, deshalb getrennte Felder.
Gerichtsferien (adli tatil)
Die sommerlichen Gerichtsferien in der Türkei. In diesen Zeitraum fallende Fristen verlängern sich nach Ferienende um eine festgelegte Anzahl Tage, bestimmte eilige Sachen laufen dennoch weiter. Kennt die Kalenderregel das nicht, ist der angezeigte letzte Tag nicht der echte.
Kostenvorschuss (masraf avansı)
Vom Mandanten im Voraus eingezogenes Geld für Gerichtsgebühren, Sachverständige, Ortstermine und Zustellkosten. Es ist kein Kanzleiumsatz: Es wird bei Ausgaben abgebucht, der Restsaldo wird dem Mandanten angezeigt. Mit dem Umsatz vermischt wirkt die Kanzlei profitabel, während die Kasse ins Minus läuft.
UDF-Dateiformat
Das Dokumentformat von UYAP, dem nationalen Justizsystem der Türkei. Schriftsätze und Entscheidungen kommen oft als UDF statt als PDF; gewöhnliche Handy-Apps können sie nicht öffnen, deshalb wird ein eigener Offline-Viewer entwickelt.

Häufig gestellte Fragen

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