Policen, Verlängerungen und Schäden Ihres Maklerbüros in einer App

Sobald der Bestand eines Maklerbüros einige hundert Policen überschreitet, passt die Nachverfolgung nicht mehr in Excel und ins Telefonbuch. Wessen Vollkasko läuft zum Monatsende aus, welche Rate ist offen, welcher Nachtrag ist verarbeitet – all das verteilt sich auf die Portale verschiedener Gesellschaften. Der Versicherte wiederum ruft beim Makler an, wenn er seine Police sucht. Die App bündelt diesen zersplitterten Ablauf an einer Stelle.

Wie viele separate Apps werden benötigt?

  • 01

    App für Versicherungsnehmer (iOS + Android)

    Die Policenmappe des Kunden: Kfz-Haftpflicht, Vollkasko, DASK (türkische Pflicht-Erdbebenversicherung), Zusatzkrankenversicherung und private Altersvorsorge in einer Liste, mit Ablaufdatum im Blick, Schadenmeldung samt Foto und Prämienzahlung per Karte.

  • 02

    App für das Maklerteam (iOS + Android)

    Für Bestandsverantwortliche und fachlich zugelassene Mitarbeitende: Kundenanlage über Steuer-ID oder Kennzeichen, Angebotserfassung, Liste der anstehenden Verlängerungen, Notiz zum Anrufergebnis, Versand von Zahlungslinks im Außendienst und Anlage von Nachtragsanträgen.

  • 03

    Verwaltungsoberfläche für den Makler (Web)

    Policen- und Nachtragsdatensätze, Provisionsabgleich je Versicherer, Inkasso- und Fälligkeitsverfolgung, Warteschlange für Verlängerungskampagnen, Produktionsbericht je Mitarbeitendem sowie Verwaltung von KVKK-Einwilligungen (KVKK: türkisches Datenschutzgesetz, an der DSGVO orientiert) und Zugriffsprotokollen.

Was die App enthält

  • Kunden- oder Fahrzeugakte über die türkische Personenkennnummer (TCKN) oder das Kennzeichen anlegen
  • Policen-Wallet mit Countdown bis zum jeweiligen Ablaufdatum
  • Nachtrags-Versionshistorie: Police im Stand eines beliebigen Datums einsehen
  • Offline-Schadenmeldung mit Fotos in der Hintergrund-Uploadwarteschlange
  • Foto des Unfallberichts an die Schadenmeldung anhängen
  • Zahlungslink zum Fälligkeitstermin der Prämienrate versenden
  • Provisionsabgleich: Abweichungsliste zwischen Versicherer-Kontoauszug und Policendaten
  • Stornobuchungen für Negativprovision aus Kündigungen und Nachträgen
  • Anteilsberechnung für Portfolioinhaber und Untervertreter
  • Produktspezifische Erinnerungsstufen für Kfz-Haftpflicht, Kasko, Erdbebenversicherung (DASK) und Krankenzusatz
  • Anrufergebnis-Notizen, inklusive „bei anderer Agentur verlängert“ als Verlustgrund
  • Getrennte Berechtigungen, Verschlüsselung und Zugriffsprotokoll für Gesundheitsunterlagen

Lage der Branche

Versicherungen werden längst nicht mehr nur über den Schalter des Maklers verkauft: Vergleichsportale, Banken und die eigenen Apps der Versicherer erreichen denselben Kunden direkt. Überall dort sieht der Versicherte seine Police auf dem Telefon und wird per Benachrichtigung an die Verlängerung erinnert. Der Vorteil eines regionalen Maklerbüros liegt in der persönlichen Beziehung und der schnellen Unterstützung im Schadenfall – doch ein Kunde, der seine Police nicht einsehen kann, wechselt zur Verlängerung in den am leichtesten erreichbaren Kanal. Ein Makler ohne App beginnt in der Verlängerungswoche, seinen bestehenden Bestand zu verlieren, und merkt es meist nicht: Der Kunde verabschiedet sich nicht, er ruft nur nicht mehr an.

Kennzahlen, die hier zählen

  • Verlängerungsquote — Gestaffelte Erinnerungen und Anruflisten zum Ablaufdatum verhindern, dass eine Verlängerung vergessen wird und zum Wettbewerber abwandert.
  • Policen je Kunde — Wer in der Policenmappe die Lücke sieht, bietet dem Kfz-Kunden DASK oder eine Krankenversicherung zum richtigen Zeitpunkt an.
  • Zeit vom Angebot zur Police — Angebotserfassung und Nachfassbenachrichtigung verhindern, dass eine heiße Anfrage im Telefonbuch liegen bleibt und abkühlt.
  • Überfälliger Prämienbetrag — Der vor Ratenfälligkeit versendete Zahlungslink senkt Policenstornierungen durch verspäteten Zahlungseingang.

Häufige Fehler in dieser Branche

  • Die Police als eine einzige Zeile speichern Wird der alte Datensatz beim Nachtrag überschrieben, geht der Stand der Police zum Schadendatum verloren. In der Deckungsdiskussion steht der Makler dann ohne Beleg da. Die Police muss von Anfang an versioniert geführt werden, sodass jede Änderung eine neue Version erzeugt.
  • Erinnerungen allein an Push-Nachrichten hängen Die meisten Versicherten installieren die App beim Abschluss und schalten die Benachrichtigungen danach ab. Wird die Verlängerungserinnerung nur als Push verschickt, sieht sie niemand. Push, SMS und die Anrufliste der Mitarbeitenden müssen zusammenspielen, und der Kanal muss sich je Produkt einstellen lassen.
  • Alle Versicherer gleichzeitig integrieren wollen Schnittstelle und Freigabeprozess laufen bei jeder Gesellschaft anders; kommen alle in die erste Version, bleibt das Projekt im Warten auf Integrationen stecken. Man startet mit den zwei, drei Gesellschaften, die den Großteil der Produktion ausmachen, deckt den Rest über den Datei-Upload ab und ergänzt später.
  • Unterlagen zur Krankenversicherung mit allen anderen Dokumenten ablegen Befund und Gesundheitserklärung sind Gesundheitsdaten; liegen sie im allgemeinen Dokumentenordner, hat die gesamte Belegschaft Zugriff, und es entsteht ein KVKK-Risiko. Diese Datensätze gehören vom ersten Tag an getrennt: eigene Zugriffsrechte, eigene Verschlüsselung, eigenes Zugriffsprotokoll.

Regulierung und Compliance

Die Versicherungsvermittlung unterliegt den Vorgaben der türkischen Versicherungsaufsicht SEDDK und der Registereintragung bei der Kammerorganisation TOBB; wer nicht als fachlich zugelassene Fachkraft registriert ist, darf kein Angebot abgeben. Die Rollenrechte in der Anwendung werden daher konsistent zur Registereintragung und zum Fachkraftstatus modelliert. Aus der Informationspflicht bei Versicherungsverträgen folgt, dass Angebots- und Policeninformationsblatt auch im digitalen Ablauf vorgelegt und die Bestätigung dokumentiert werden muss. Ein Policendatensatz enthält Steuer-ID, Kennzeichen und Adresse, bei Krankenversicherungsprodukten zusätzlich besondere Kategorien personenbezogener Daten: Nach KVKK sind ausdrückliche Einwilligung, Zugriffsprotokoll und definierte Aufbewahrungsfristen erforderlich. Provisionsrechnungen werden konform als e-Arşiv oder e-Fatura (das verpflichtende E-Rechnungssystem der Türkei) gegenüber der GİB (türkische Finanzverwaltung) ausgestellt.

Die echten Herausforderungen dieser Branche

  • Jeder Versicherer liefert die Police in einem anderen Format

    Ein Makler arbeitet mit Dutzenden Gesellschaften: Manche stellen einen Webservice bereit, andere lassen die Police nur als PDF aus dem Portal herunterladen. Für Policennummer, Beginn- und Ablaufdatum, Bruttoprämie, Provisionssatz und Deckungspositionen wird ein gemeinsames Datenmodell aufgebaut, und je Gesellschaft ein eigener Konverter geschrieben. Nicht zuordenbare Felder bleiben nicht stillschweigend leer, sondern landen in der Oberfläche in der Warteschlange „unvollständiger Datensatz“ und werden manuell ergänzt.

  • Ein Nachtrag ändert die Police, löscht aber nicht ihre Geschichte

    Das Fahrzeug wird verkauft, die Adresse ändert sich, die Deckung wird erhöht: Jeder Nachtrag berechnet Prämie und Provision neu. Wird die Police als eine einzige Zeile geführt, geht der frühere Stand verloren, und im Schadenfall wird strittig, welche Deckung galt. Deshalb wird die Police versioniert gespeichert: Jeder Nachtrag erzeugt eine neue Version, die App zeigt den aktuellen Stand, und in der Oberfläche lassen sich frühere Versionen über den Zeitraum aufrufen.

  • Krankenversicherungspolicen enthalten besondere Kategorien personenbezogener Daten

    Bei Zusatz- und privaten Krankenversicherungen sind Gesundheitserklärung, Befund und Schadenunterlagen Gesundheitsdaten und dürfen nicht in derselben Tabelle wie andere Policen liegen. Diese Datensätze werden in einem separaten, verschlüsselten Bereich abgelegt, sind nur für berechtigte Fachmitarbeitende sichtbar, und jeder Zugriff wird protokolliert. Auf dem Mobilgerät wird kein Dokument dauerhaft gespeichert: Es wird nur angezeigt, der Cache wird beim Abmelden geleert, und die ausdrückliche Einwilligung wird gesondert dokumentiert.

  • Die Schadenmeldung entsteht meist am Straßenrand

    Am Unfallort ist das Netz schwach, und der Versicherte versucht mit zittrigen Händen, Unfallbericht und Schadenfotos hochzuladen. Das Meldeformular muss offline ausfüllbar sein, Fotos werden auf dem Gerät komprimiert und in eine Warteschlange gestellt, und sobald die Verbindung steht, lädt die App sie im Hintergrund stückweise hoch. Bricht der Upload ab, beginnt er nicht von vorn, sondern setzt an der Abbruchstelle fort; die Schadennummer sieht der Versicherte sofort.

  • Storno und Ratenzahlung bringen den Provisionsabgleich durcheinander

    Die Provision auf dem Kontoauszug des Versicherers stimmt selten exakt mit der Erwartung des Maklers überein: Eine stornierte Police erzeugt eine negative Provision, bei Ratenprämien fließt die Provision inkassoabhängig, und die Nachtragsdifferenz kommt als eigene Zeile. Die Oberfläche gleicht den Auszug der Gesellschaft mit den Policendaten ab, stellt abweichende Zeilen in eine Differenzliste und berechnet den Anteil von Untervermittler oder Bestandsverantwortlichem auf Basis dieses geklärten Betrags.

Erforderliche Integrationen

  • Maklerportale und Webservices der Versicherer (Abruf von Policen-, Nachtrags- und Stornodatensätzen)
  • Prämieninkasso, Ratenzahlung und Zahlungslinks über virtuelles Bank-POS sowie iyzico / PayTR / Param
  • Ausstellung von Provisions- und Dienstleistungsrechnungen über e-Fatura und e-Arşiv (GİB)
  • Prüfung von Steuer-ID und Identitätsdaten über MERNIS / e-Devlet (türkisches Melderegister und Bürgerportal)
  • SMS- und WhatsApp-Business-Benachrichtigungen (Verlängerung, Fälligkeit, Schadenstatus)
  • Übergabe an die Buchhaltungssoftware (Export von Provisionen, Zahlungseingängen und Kontobewegungen)

Für wen diese Seite ist

  • Regionale Agentur mit einem Büro und einigen hundert Policen

    Priorität ist, keine Verlängerung zu verpassen. Eine schlanke erste Version — Policen-Wallet, produktbezogene Erinnerungen, Anrufliste — genügt; mit Dateiupload statt Schnittstellen beginnen, Schaden und Inkasso später.

  • Agentur mit Produktion über Portfolioinhaber und Untervertreter

    Das eigentliche Problem ist der Provisionsabgleich. Kontoauszugsabgleich, Abweichungslisten, Stornobuchungen bei Kündigung und Nachtrag sowie Anteilsberechnung zuerst; die Versicherten-App kann in Phase zwei folgen.

  • Neu gegründete Agentur mit Schwerpunkt Kranken- und Zusatzkrankenversicherung

    Gesundheitsdaten müssen vom ersten Tag an getrennt sein: eigener verschlüsselter Bereich, dokumentierte ausdrückliche Einwilligung, Zugriffsprotokoll und enge Berechtigungen. Angebotsverfolgung und digitale Bestätigung des Informationsblatts gehören dazu; fahrzeugbezogene Schadenmeldung kann warten.

Phasenplan zur Budgetaufteilung

  1. 1

    Phase 1 — Policen-Wallet und Verlängerungsverfolgung 5-7 hafta

    Versicherte sehen ihre Policen auf dem Handy und erhalten vor Ablauf Push- und SMS-Erinnerungen; das Team arbeitet eine tägliche Anrufliste ab. Policen werden manuell oder per Dateiupload erfasst. Das geht ohne Wartezeit auf Versicherer-Schnittstellen live, denn Portfolioverluste entstehen vor allem im Verlängerungsfenster.

  2. 2

    Phase 2 — Schadenmeldung und Prämieninkasso 4-6 hafta

    Ergänzt ein offlinefähiges Schadenformular mit Foto-Warteschlange und sofortiger Schadennummer sowie Kartenzahlung über virtuelles Bank-POS oder Zahlungsdienstleister, mit Zahlungslinks und Ratenzahlung. Baut auf Phase 1 auf: Kundendaten und Policenversionen bestehen bereits, sodass Meldung und Zahlung der richtigen Police zugeordnet werden.

  3. 3

    Phase 3 — Versicherer-Schnittstellen und Provisionsabgleich 5-8 hafta

    Bindet die zwei bis drei Versicherer mit dem größten Geschäftsanteil per Webservice oder Portaldatei an, sodass Policen, Nachträge und Stornos automatisch einfließen; Kontoauszüge werden abgeglichen, daraus entstehen Abweichungsliste und Anteile der Portfolioinhaber. Bewusst zuletzt, weil Freigabefristen der Versicherer nicht in der Hand der Agentur liegen.

Typischer Umfang und Zeitrahmen

Typische erste Version: Policenmappe und Schadenmeldung für den Versicherten, Bestands- und Verlängerungsliste für das Team, in der Verwaltungsoberfläche Policen- und Nachtragserfassung sowie Provisions- und Inkassoverfolgung. Enthalten sind die Datenintegration mit zwei bis drei Versicherern, die Anbindung der Zahlungsinfrastruktur, die Struktur für KVKK-Einwilligungen und Protokolle sowie die Veröffentlichung im App Store und bei Google Play.

Geschätzte Dauer: 10-16 Wochen

Fertiglösung oder Individualentwicklung?

Thema Fertiglösung Individualentwicklung
Anbindung an Versichererportale Etablierte Agentursoftware bringt fertige Anbindungen an die Dienste großer Versicherer mit — ein echter Vorteil, denn ein Eigenbau dauert Monate. Jeder Versicherer wird einzeln umgesetzt; welche einen Webservice erlauben und welche nur Portaldateien, wird zu Projektbeginn erhoben und bestimmt den Zeitplan.
Mobile App unter eigenem Namen der Agentur Die meisten Standardlösungen zielen auf das Backoffice; die Versichertenseite fehlt oder ist eine gemeinsame App mit der Marke des Anbieters. Erscheint im App Store und bei Google Play unter dem Namen der Agentur; Verlängerungshinweise und Schadenmeldungen laufen direkt bei der Agentur ein, ohne Zwischenmarke.
Regeln der Provisionsteilung Ein Standardsatz lässt sich konfigurieren, was für viele Agenturen ausreicht; die Einrichtung ist schnell und ohne Entwicklung. Produktabhängige Sätze, Provision, die erst mit dem Rateninkasso anfällt, und Stornobuchungen werden nach den eigenen Regeln der Agentur umgesetzt.
Datenhoheit und Portfolio-Umzug Ein Monatsabo ist im ersten Jahr günstiger und die Wartung liegt beim Anbieter; dafür liegen die Portfoliodaten in dessen Datenbank. Policen, Nachträge, Schäden und Datenschutz-Zugriffsprotokolle bleiben auf dem eigenen Server der Agentur; kein Abo, nur Hosting und angeforderte Entwicklung.

Branchenglossar

Nachtrag (zeyilname)
Änderungsvermerk zu einer laufenden Police — Fahrzeugverkauf, Adress- oder Deckungsänderung. Prämie und Provision werden neu berechnet; ohne Versionierung geht der frühere Stand verloren.
Registereintrag und geprüftes Fachpersonal
Die Agentur muss im offiziellen türkischen Vermittlerregister eingetragen sein, und wer ein Angebot erstellt, braucht den Status als geprüftes Fachpersonal. Die App-Rollen bilden das ab: Nicht berechtigte Nutzer erreichen den Angebotsbildschirm nicht.
DASK (Pflicht-Erdbebenversicherung)
Die türkische Pflicht-Erdbebenversicherung für Wohngebäude. Fast jeder Wohnkunde hat sie, und ihr Verlängerungsfenster verläuft anders als bei der Kasko — daher produktabhängige Erinnerungsstufen.
Portfolioinhaber
Die Person, die den Kunden gebracht hat und an der Provision dieser Policen beteiligt ist — mal Mitarbeiter, mal externer Vermittler. Stornos und Nachtragsdifferenzen belasten ebenfalls ihr Konto.
Unfallbericht
Das Formular, das Fahrer am Unfallort ausfüllen; es ist das Kerndokument der Schadenmeldung. Am Straßenrand ist der Empfang schwach, daher wird das Foto offline aufgenommen, eingereiht und bei Verbindung hochgeladen.

Häufig gestellte Fragen

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