Aidatı Takip Eden, Üyeyi Sessizce Kaybetmeyen Dernek Uygulaması

Aidat dönemi geldiğinde dernek yönetimi hep aynı işi tekrarlıyor: Excel'den borçlu listesi çıkarmak, tek tek mesaj atmak, gelen havaleleri dekont dekont eşleştirmek. Genel kurul yaklaştığında ise oy hakkı olan üyenin kim olduğu tartışma konusu oluyor. Üyelik uygulaması bu üç işi tek üye kaydı üzerinde birleştirir; aidat, üyelik statüsü ve iletişim aynı yerden yürür.

Bu projede kaç ayrı uygulama gerekiyor?

  • 01

    Üye mobil uygulaması (iOS + Android)

    Üyenin dijital üyelik kartı, aidat borcu ve ödeme geçmişi, kart saklamalı otomatik aidat talimatı, makbuz görüntüleme, etkinlik kaydı, genel kurul çağrısı ve duyuru bildirimleri tek ekranda.

  • 02

    Dernek yönetim paneli (web)

    Üye kayıt-çıkış kayıtları, aidat tarifeleri ve borç işleme, havale eşleştirme, makbuz seri takibi, şube ve rol bazlı yetki, defter ile beyanname için dışa aktarım, duyuru ve etkinlik yönetimi.

  • 03

    Genel kurul ve etkinlik yoklama uygulaması

    Kapıda QR ile üye okutma, oy hakkı olan üyeyi anında ayırt etme, hazirun listesini canlı sayma, çevrimdışı çalışıp bağlantı gelince eşitleme; salonda tek tablet veya birkaç telefonla yürütülür.

Uygulamada neler var?

  • Üyelik başvurusunun yönetim kurulu onayına düşmesi
  • Yıl ortası girişte kıst aidat hesaplama
  • Makbuz seri-sıra numarası ve iptal kaydı
  • İstifa, ihraç ve vefat çıkışının karar tarihiyle kaydı
  • Pasif üye statüsü ve yeniden aktifleştirme akışı
  • Öğrenci üyeliğinin mezuniyet tarihinde tarife değiştirmesi
  • Genel kurulda vekaleten oy ve vekalet sayısı sınırı
  • Islak imzalı hazirun listesi çıktısı
  • Komisyon ve çalışma grubu üyeliğine özel duyuru
  • Etkinlikte kontenjan, yedek liste ve üye-misafir ayrımı
  • Üyenin adres-telefon değişikliğinin onaya düşmesi
  • Üye kayıt defteri alanlarının eksiksizlik uyarısı

Sektörde durum

Dernekler üye kaybını gürültüyle değil sessizce yaşar: aidatını ödemeyi unutan üye bir dönem sonra kendini üye saymamaya başlar, listede kalır ama bağı kopar. Aynı ilgi alanındaki başka bir dernek, oda ya da topluluk üyeye WhatsApp grubundan öte bir şey sunuyorsa genç üye oraya kayar. Uygulaması olmayan yönetim, borç listesini elle çıkardığı için hatırlatmayı ancak yılda birkaç kez yapabiliyor; bu da tahsilatın genel kurul öncesine sıkışmasına ve bütçenin öngörülemez hale gelmesine yol açıyor. Kaybedilen yalnızca aidat değil, aidatla birlikte giden üyelik bağıdır.

Bu sektörde ölçülen metrikler

  • Aidat tahsilat oranı — Otomatik ödeme talimatı, zamanlanmış hatırlatma ve başarısız çekim tekrar denemesi tahakkuk eden aidatın tahsile dönüşme oranını yükseltir.
  • Üyelik yenileme (devam) oranı — Borcu birikmeden uyarılan ve etkinlik bildirimi alan üye pasifleşmeden önce yakalanır; dönem sonu düşen üye sayısı azalır.
  • Ortalama aidat gecikme gün sayısı — Borcun vadeden kaç gün sonra kapandığını ölçer; hatırlatma zamanlaması ve ödeme kolaylığı doğrudan bu süreyi kısaltır.
  • Genel kurul hazirun ve etkinlik katılım oranı — Çağrı bildirimi, kayıt akışı ve kapıda QR yoklaması ile katılım ölçülebilir hale gelir; yeter sayı riski önceden görülür.

Bu sektörde sık yapılan hatalar

  • Aidat tarifesini koda gömmek Tek tip aidat varsayımıyla yazılan sistem, genel kurulda öğrenci veya onursal üye tarifesi eklendiğinde kilitlenir. Tarife, dönem ve muafiyet yönetim panelinden tanımlanabilir olmalı; geçmiş dönem borçları eski tarifeyle sabit kalmalıdır.
  • Oy hakkını uygulama açılırken anlık hesaplamak Borç durumu salon içinde ödeme yapıldıkça değişir; oy hakkı her sorguda yeniden hesaplanırsa hazirun sayısı tutmaz ve itiraza açık hale gelir. Çağrı tarihinde alınan anlık görüntü esas alınmalı, sonraki değişiklikler kayda geçirilerek işlenmelidir.
  • Üye listesini sınırsız Excel indirmeye açmak Dernek üyeliği özel nitelikli kişisel veridir; panelde herkese açık dışa aktarım tuşu tek tıkla veri sızıntısı riski üretir. İndirme yetkiye bağlanmalı, loglanmalı ve gerekmeyen alanlar dışa aktarımdan çıkarılmalıdır.
  • Uygulamayı yalnızca duyuru panosuna çevirmek Sadece duyuru gösteren uygulama birkaç ay sonra silinir, çünkü aynı içerik zaten WhatsApp grubunda vardır. Üyenin uygulamayı açmak için somut nedeni olmalı: aidat borcu, üyelik kartı, makbuz ve etkinlik kaydı.

Mevzuat ve uyum

Dernek faaliyeti 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği ile yürür; üye kayıt defterinde tutulması gereken alanlar, üye giriş-çıkış tarihleri ve yıllık beyanname yükümlülüğü uygulamanın veri modelini doğrudan etkiler. Sistemin ürettiği dökümler bu defter ve DERBİS girişleriyle çelişmemelidir. KVKK açısından kritik nokta şudur: dernek üyeliği bilgisi özel nitelikli kişisel veri sayılır, bu nedenle açık rıza, erişim yetkilendirmesi ve saklama süresi ayrıca kurgulanmalıdır. Nakdi yardım toplama içeren kampanyalarda 2860 sayılı Kanun kapsamında izin gerekebilir; ekranı açmadan önce hukuk danışmanınıza doğrulatın.

Bu sektörün asıl zorlukları

  • Aidat borcunun tarife ve döneme göre doğru işlenmesi

    Bir dernekte asil, öğrenci, onursal ve kurumsal üyenin aidatı farklıdır; kimi yıllık, kimi aylık öder, üyelik yıl ortasında başlarsa kıst hesap gerekir. Borç kaydını tarife tanımına bağlı bir tahakkuk motoruyla üretiyoruz: dönem açıldığında borç otomatik oluşuyor, tarife değişince geçmiş dönem bozulmuyor, tüzük gereği aidattan muaf üye için istisna kaydı tutuluyor.

  • Düzenli ödeme talimatının başarısız çekimlerde kopmaması

    Saklı kartla otomatik aidat çekiminde kartın limiti dolar, süresi biter ya da 3D adımı gerekir; ilk denemede tahsil edilmeyen aidat çoğu zaman hiç tahsil edilmez. Çekimi kuyruğa alıp artan aralıklarla tekrar deniyoruz, kart son kullanma tarihinden önce üyeye bildirim gidiyor, üç deneme sonunda kayıt yöneticiye 'manuel takip' listesine düşüyor.

  • Genel kurulda oy hakkının tüzüğe göre hesaplanması

    Çoğu tüzükte aidat borcu bulunan üye oy kullanamaz, yeni kaydolan üye belirli süre dolmadan oy hakkı kazanmaz. Oy hakkını çağrı tarihinde dondurulan bir anlık görüntü üzerinden hesaplıyoruz; kapıda okutulan üyenin durumu yeşil, sarı veya kırmızı olarak görünüyor, borcunu salonda ödeyen üye anında oy hakkı listesine geçiyor ve hazirun sayısı canlı güncelleniyor.

  • Havale ve EFT ödemelerinin üyeyle eşleştirilmesi

    Aidatın önemli kısmı açıklamasız havaleyle ya da üyenin eşinin hesabından gelir; dekontları elle eşleştirmek yönetimin en çok vakit yiyen işidir. Her üyeye sabit bir ödeme referansı üretiyoruz, banka ekstresi panele yüklendiğinde tutar ve referansa göre otomatik eşleşme öneriliyor, eşleşmeyen kayıtlar tek ekranda onaya düşüyor.

  • Üye listesinin özel nitelikli veri olarak korunması

    Dernek üyeliği KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır; üye listesinin panelden Excel olarak indirilmesi ciddi bir risktir. Dışa aktarımı yetkiye bağlıyoruz, her indirme kim-ne zaman-hangi alanlar olarak loglanıyor, şube yöneticisi yalnızca kendi şubesinin üyesini görüyor, telefon ve adres alanları listede maskeli, açılışı ayrı yetki gerektiriyor.

Gereken entegrasyonlar

  • iyzico, PayTR veya Craftgate ile saklı kart üzerinden düzenli aidat tahsilatı
  • Banka sanal POS ve ekstre yükleyerek havale/EFT dekont eşleştirme
  • NVI kimlik doğrulama servisi ile üye kaydında TCKN ve ad-soyad tutarlılığı
  • İYS uyumlu SMS ve e-posta gönderimi (aidat hatırlatma, genel kurul çağrısı)
  • Dernekler Yönetmeliği defterleri ve yıllık beyanname için Excel/PDF dışa aktarım
  • Paraşüt, Logo veya Mikro tarafına aidat ve bağış tahsilat kayıtlarının aktarımı

Bu sayfa kimin için?

  • Yeni kurulmuş tek şubeli mahalle veya hemşehri derneği

    Birkaç yüz üye, gönüllü yönetim, defter tutma tecrübesi az. Doğru kapsam üye kaydı, tek tarifeli aidat, kartla ödeme ve duyurudur; genel kurul yoklaması ile şube yapısı ilk sürümde gereksiz yük yaratır.

  • Şubeli mesleki veya sektörel dernek

    Farklı üye sınıfları, kurumsal üyelik, il temsilcilikleri ve düzenli genel kurul. Burada rol bazlı yetki, şube nakli, merkez özet raporu ve oy hakkı hesabı en baştan kurgulanmalı; aksi halde şube verileri sonradan yeniden birleştirilmek zorunda kalır.

  • Etkinlik ağırlıklı mezunlar derneği veya amatör spor kulübü

    Üyeyi bağlı tutan şey aidattan çok buluşma, turnuva ve antrenmandır. Ağırlık etkinlik kontenjanı, yedek liste, üye-misafir ayrımı ve katılıma göre segmentli duyuruda olmalı; aidat tarafı sade tutulup öğrenci veya genç tarifesiyle sınırlanabilir.

Bütçeyi bölerek ilerleme planı

  1. 1

    Faz 1 — Üye kaydı ve aidat tahsilatı 5-7 hafta

    Üye kaydı, mevcut Excel listesinin aktarımı, tarife ve dönem tanımı, borç tahakkuku, kartla ödeme ve havale referansı, dijital üyelik kartı ile duyuru bildirimi teslim edilir. Bu haliyle tek başına çalışır: yönetim borç listesini elle çıkarmayı bırakır, üye borcunu telefonundan görüp öder. Önce burası kurulur çünkü diğer her modül üye kaydına ve borç durumuna bağlıdır.

  2. 2

    Faz 2 — Genel kurul, etkinlik ve defter dökümleri 4-6 hafta

    Genel kurul çağrısı, oy hakkı durumu, kapıda QR yoklaması ve hazirun çıktısı; etkinlik kontenjanı ve kayıt; üye giriş-çıkış hareketleriyle aidat toplamlarının defter ve beyanname için dışa aktarımı eklenir. Bu faz yıl içinde belirli tarihlerde çalışan işleri kapsar, bu yüzden günlük akış oturduktan sonra yapılır ve ilk genel kurulunuzdan önce yetişecek şekilde planlanır.

  3. 3

    Faz 3 — Şube yapısı, komisyonlar ve muhasebe aktarımı 4-6 hafta

    Şube ve temsilcilik rolleri, şubeler arası üye nakli, merkez özet raporu, komisyon üyelikleri ve gruba özel duyuru, bağışın ayrı makbuz serisiyle yürütülmesi, tahsilat kayıtlarının ön muhasebeye aktarımı yapılır. En sona bırakılır çünkü bunlar ancak üye sayısı ve işlem hacmi büyüdüğünde karşılığı olan yapılardır; erken kurulursa kullanılmayan ekran maliyeti olur.

Tipik kapsam ve süre

Tipik bir dernek üyelik projesi; üye kaydı ve dijital üyelik kartı, aidat tarifeleri ve tahakkuk, saklı kartla otomatik tahsilat, havale eşleştirme, makbuz takibi, duyuru ve etkinlik modülü, genel kurul yoklaması ile rol bazlı yönetim panelini kapsar. Mevcut üye listesinin aktarımı, iki platformda mağaza yayını ve KVKK metinlerinin ekranlara işlenmesi dahildir.

Tahmini süre: 8-14 hafta

Hazır paket mi, özel geliştirme mi?

Konu Hazır paket Özel geliştirme
Tüzüğe özgü kurallar Hazır paketler tek tip aidat ve tek oy kuralı varsayar; tüzüğünüzdeki muafiyet, kıst hesap veya vekalet sınırı genelde not alanına yazılıp elle işletilir. Tarife, muafiyet ve oy hakkı koşulları tüzük maddesi olarak tanımlanır; genel kurulda madde değişirse ekrandan güncellenir, geçmiş dönem bozulmaz.
Aylık abonelik mi, tek seferlik yatırım mı Küçük bir dernek için abonelik ilk yıl açık ara ucuzdur ve hemen çalışır; ama ücret üye sayısına bağlıysa dernek büyüdükçe gider aidat gelirinin peşinden koşar. Maliyet önde toplanır, sonrası bakım ve mağaza yenilemesiyle sınırlıdır; üye sayısı arttıkça ücret artmaz. Az üyeli ve sade işleyişli dernekte bu yatırım karşılığını geç bulur.
Genel kurul günü Çoğu genel amaçlı üyelik yazılımı yoklamayı katılım listesi olarak görür; oy hakkı ayrımı, salonda ödeme sonrası durum değişimi ve hazirun imza çıktısı çoğunlukla dışarıda kalır. Kapıdaki akış tüzüğünüzdeki nisap ve oy hakkı kurallarına göre kurulur, çevrimdışı da çalışır; itiraz halinde kimin ne zaman okutulduğu kayıttan gösterilir.
Veri sahipliği ve taşıma Sağlayıcı KVKK sözleşmelerini ve yedeklemeyi üstlenir, bu bir avantajdır; ancak üye listesi sağlayıcının sunucusunda durur ve çıkarken tarihçe, makbuz serisi gibi veriler çoğu zaman düz Excel olarak gelir. Veritabanı derneğin kendi hesabında durur, üye listesi ve tarihçe her an ham olarak alınabilir; buna karşılık yedekleme, güncelleme ve KVKK sorumluluğu yönetim kuruluna kalır.

Sektör sözlüğü

Hazirun listesi
Genel kurula katılan üyelerin imzaladığı liste. Yeter sayının tutup tutmadığı bu listeden okunur, karar sonradan tartışmaya açılırsa dayanak budur; bu yüzden salonda canlı sayılması ve imzalı çıktısının alınması gerekir.
Tahakkuk
Aidatın tahsil edilmesinden önce borç olarak kaydedilmesi. Dernekte tahakkuk ile tahsilat ayrı izlenir: dönem açılınca borç oluşur, ödeme gelene kadar üye borçlu görünür ve tahsilat oranı bu iki rakamın karşılaştırılmasıyla çıkar.
Kıst aidat
Üyeliğin dönem ortasında başlaması veya sona ermesi halinde aidatın kalan aya ya da güne bölünerek alınması. Kasımda kaydolan üyeden tam yıllık aidat istenmemesi bu hesapla olur; tüzük tam yıl diyorsa kıst uygulanmaz.
DERBİS
İçişleri Bakanlığı'nın dernek bildirimlerinin yapıldığı sistem. Yıllık beyanname, yönetim kurulu değişikliği ve genel kurul sonuçları buraya girilir; uygulamanın ürettiği üye ve tahsilat dökümleri buraya girilen rakamlarla çelişmemelidir.
Vekaleten oy
Genel kurula gelemeyen üyenin oyunu yazılı vekaletle başka bir üyeye kullandırması. Tüzük bir üyenin en fazla kaç vekalet taşıyabileceğini sınırlar; kapıda bu sınır aşılırsa fazla vekalet geçersiz sayılır, hazirun sayısı da buna göre düzeltilir.

Sık sorulan sorular

Bu projeyi konuşalım

Kapsamınızı 30 dakikalık ücretsiz görüşmede netleştirelim, 48 saat içinde kalem kalem teklif gönderelim.

Ücretsiz Teklif Alın

Bu sayfa, bu sektörde uygulamanın çözmesi gereken problemleri anlatır. Referans ve benzer proje örneklerini görüşmede paylaşırız.

Diğer sektörler

Tüm sektörler →

Projenin teknik kapsamını planlayın

iOS geliştirme, Android geliştirme ve yönetici paneli ihtiyaçlarını birlikte değerlendirin. Teklif karşılaştırması için mobil uygulama maliyet rehberini inceleyin.